Müşterilerle görüşmek için bir teklif sunmak ya da personel ile bir çalışma yemeği hazırlamak, e-postayla davet göndermek, etkinliği koordine etmenin hızlı ve etkili bir yolu olabilir.
İzleyicilerinizi düşünün. E-postanızın tonunun, öğle yemeğine davet ettiğiniz kişilere uyum sağlaması gerekir. Öğle yemeği toplantınız kadroluysa rahat bir tonla çalışır ve zamanınızı stratejileri ve beyin fırtınasını tartışarak geçirirsiniz. Toplantının amacı daha ciddi ise, davet edilen personelle yazışmalarınızda bunu açıkça belirtmeniz gerekir. Öğle yemeği toplantısı müşterilerle yapılacaksa, onlarla çalışma ilişkinize bağlı olarak daha resmi bir tona ihtiyacınız olabilir.
Grubunuzu barındırabilecek bir restoran bulun. Davetli sayısına bağlı olarak, özel bir odası olan bir tesisi aramak isteyebilirsiniz. Müşterilerle bir öğle yemeği toplantısı planlarken, konuşmanın gürültü nedeniyle zorlanmayacağı, daha az telaşlı bir restoran bulmaya yardımcı olabilir.
Öğle yemeğine kimlerin davet edileceğine karar verin ve söz konusu tarihte tüm tarafların müsait olup olmayacağına karar vermek için ofis takvimine danışın. Personel öğle yemeği toplantılarında, seçilen davetlilerin o gün müsait olup olmayacağını sormak için hızlı bir telefon görüşmesi yapın ve planlar tamamlanırken açık tutmalarını isteyin.
İstediğiniz restoranı arayın ve geçici bir rezervasyon yaptırın. Katılımcıların sayısını o tarihe daha yakın olarak ayarlamanız gerekebileceğini bilmelerini sağlayın. İlk başta planladığınızdan daha fazla katılımınız olacağını keşfederseniz, personelin ihtiyaçlarınızı karşılayabilmesi için restoranı en kısa zamanda bilgilendirdiğinizden emin olun.
Davet etmek istediğiniz her kişinin e-posta adreslerini içeren e-postanızı oluşturun. E-postanın nedenini belirtmek için konu satırını kullanın. "Önemli" veya "Takvimlerinizi İşaretleyin" gibi kelimeler ekleyin, tarih ve nedeni ekleyin. Örneğin, konunuz şunları okuyabilir: "Önemli: 2/18/09-RSVP'de Çalışma Öğesi Gerekiyor." Bir müşteriyle öğle yemeğinde, tabii ki, konu satırında incelik ve bir talep yerine, bir talebe çevirmek gerekir.
Öğle yemeği toplantısının gerekliliğini ve katılımcıların toplantı sırasında neler getirmelerini veya paylaşmalarını istediğinizi açıklamak için e-postayı kullanın. İnsanları aşağı çekmenin ne kadar zor olduğuna bağlı olarak, RSVP'lerini talep etmek isteyebilirsiniz, böylece restoran ile rezervasyon sayısını sonlandırabilirsiniz.Bir müşteri yemeği hazırlıyorsanız, bir öğle yemeği toplantısı talep etmek isteyebilir ve onlarla hangi konuları tartışmak istediğinizi belirtebilirsiniz.
İpuçları
-
Yaklaşımınız, geçiciden örgüye, şirketinizin çalışma ortamına dayanmalıdır. Ofis takviminin güncellenebilmesi için idari personele bir kopya gönderin.
