Bir wiki'ye benzer bir bilgi tabanı, kullanıcı tarafından gönderilen makalelerin ve bilgilerin yönetilen bir koleksiyonudur. Bilgi tabanı tipi bir havuz genellikle belirli bir program veya sürece adanmıştır ve bilgiler, geliştiriciler, teknik destek personeli veya son kullanıcılar tarafından sunulabilir. Bilgi tabanının demokratik doğası, organik ve hızlı bir şekilde büyümesini sağlar, fakat aynı zamanda bilginin korunmasını zorlaştırır ve en kötü durumlarda kullanılamaz hale getirir.
Dinamik Konuşma
Bir bilgi tabanının en büyük avantajı, çeşitli kullanıcıların canlı dokümantasyondaki bilgi tabanı sonuçlarına katkıda bulunmalarına ve dinamik, ilgili bir konuşma üretmelerine izin vermesidir. Ayrıca, geliştirme, teknik destek ve son kullanıcıların katkılarını içerdiğinden, çevrimiçi araştırma yapanlar aynı sorunu birkaç farklı bakış açısıyla keşfedebilir ve muhtemelen kendi başlarına düşünmeyecekleri bir çözüme götürebilirler.
Tutarsız Belgeler
Katkıda bulunanların farklı yazı stilleri ve bilgi seviyeleri genellikle bilgi tabanının en büyük dezavantajlarından olan ayrık, standartlaştırılmamış bir belge ile sonuçlanır. Artıklık istisnadan ziyade kural haline gelir ve aynı hatalar birkaç kez bilgi tabanına eklenebilir. Özel bakım bu nedenle gereklidir.
Ayrıca, bir bilgi tabanı boş bir veritabanı olarak başladığından, herhangi bir yeni ürün veya işlem için birincil bir dokümantasyon kaynağı olarak kullanılması uygun değildir. Bir bilgi tabanı, senaryolar ve problemler bulunur, çözülür ve belgelenirken inşa edilmek için zaman gerektirir.
Bilginin Önemi
Bir bilgi tabanının demokratik, organik doğası, en önemli bilginin kendisini öne çıkarması muhtemel olduğu, daha az önemli bilginin gömüleceği ve bilgi tabanlarına doğal bir sıralama işlevi vereceği anlamına gelir. Kötü yazılmış veya yanlış bilgi gönderilirse, diğer kullanıcılar daha iyi bilgilerle değiştirerek onu gömebilir veya bir yönetici tarafından silinmesi / gözden geçirilmesi için işaretleyebilir.
Arşivlenmiş Belgeler
Bilgi tabanında bırakılan eski makaleler, ürünün veya işlemin eski sürümleri için otomatik bir belge arşivi sağlar. Doğal olarak oluşan arşiv, bilgi tabanlarının bir avantajıdır. Ürünün veya sürecin yeni sürümleri oluşturuldukça, bilgi tabanı eski bilgileri arşivlemek için yeniden düzenlenebilir veya yeniden başlatılabilir ve en son bilgileri belirgin bir şekilde öne çıkarılabilir.
Çözümler
Özel personelin, haftanın birkaç saatini, gereksiz, eski veya yanlış kararlar için bilgi tabanında arama yapmak ve gerektiğinde silmek üzere görevlendirilmesi gerekir. Bilgi tabanının kullanımı konusunda eğitilmeli ve etkin bir şekilde nasıl arama yapılacağını bilmelidirler; böylece bir makalenin bir kopyasına katkıda bulunmadan önce var olup olmadığını belirleyebilirler.
