Bir ticari faaliyet özeti yazmak kafa karıştırıcı veya zaman kaybı gibi görünebilir; ancak, personele e-postayla gönderilecek ve ekibin farklı üyeleri tarafından kullanılacak bir şablon oluşturmak, süreci basitleştirmenin ve ilgili bilgileri toplamanın bir yoludur. Yönetim ekibi uzun anlatılar beklememelidir; bunun yerine zorlukları ve fırsatları vurgulayan kısa ifadeler kullanın. Mevcut toplantılara ve sorunlara çözüm bulmak için personel toplantılarındaki bilgileri kullanın ve ticari faaliyet özetini faydalı bir yönetim aracı haline getirin.
Belgeye şirket adı, iş etkinliği raporunun tarihi ve basit bir başlık ile başlık verin. Belgeyi başlıklı alt bölümlere ayırın: Hedefler, Sonuçlar, Açıklama, Sonraki Adımlar, Öneriler. Hedefleri veya hedeflenen faaliyet için beklenen sonucun ne olduğunu yazın, sonra şu örneği kullanarak aşağıdaki süreyi yazın: “Hedef: 20 Haziran haftası için 5 Satış Randevusu Zamanlama”. Sonucu yazın: “Sonuç: 3 randevu planlandı.”
İşin bir tanımını yazın ve başarısını belirtin: “10 Fortune 1000 şirketi, 50 bölgesel operasyon ve ABC Ticaret Birliği üyesi olan 35 şirket aradıktan sonra, hedef 5'ten planlanan 3 randevu vardı.”
Niçin nicel ve nitel bilgi vererek hedefin karşılandığını veya karşılanmadığını açıklayın. Cümleleri kısa ve odaklanın. Gerçekleri veya sorunları sunmak için her başlığın altında koyu başlıklar ve bir veya iki cümle kullanın. Yazma, BNET.com'da bir makaleyi kısaca tavsiye eder: “amacınız, iyi kararların alınmasına izin veren ilgili bilgileri sunmak veya önceden alınmış kararların etkilerini özetlemektir. “Sorunlar hakkındaki olumsuz düşünceleri bir kenara bırakın, düzenleyin ve koşulları açıkça sunun:“ çağrıyı cevaplayanların% 50'si artık bu tür bir ürün için pazarda olmadıklarını söyledi. ”
Katılımcıların bir e-posta veya başka bir takip mesajı alacağı bir sonraki adımı belirtmek için bir sonraki bölümü kullanın: “Bir toplantıyı cevaplayan ve reddeden kişilerden 17'si bir takip bülteni almak için aday olarak tanımlanır”. Ardından önerileri uygun şekilde yapın: “Ürünü, bireysel yöneticiler için zaman kazandırıcı değil, departmanlar için para tasarrufu sağlayıcısı olarak pazarlayın.”
Stratejik planlama amacıyla kaydedilen ilerlemeyi izlemek için iş etkinliği özetini kullanın. Peter Hingston'un “İşinize Başlamak” kitabında belirtildiği gibi süreci “basit, hızlı ve anlaşılması kolay” hale getirin.
İpuçları
-
Farklı departmanlar için bir özeti değiştirme Katkıları için rapor yazanlara teşekkür edin. Şirket notlarındaki raporlardan yaratıcı öneriler ekleyin ve çalışanları kredilendirin
Uyarı
Bilgiyi çalışanlarla eleştirmek veya konuşmak için kullanmayın.
