Bir müşteri faturayı tam olarak ödediğinde, faturanın ödendiğini ispatlamak için işletmeden bir makbuz isteyebilir. Şirketler bir müşterinin vadesi geldiği tutarın altında ödeme yapmasına izin verebilir, ancak yine de ödemenin tamamının yapıldığını düşünebilir. Bir işletme sahibiyseniz, bir müşteriden ödemenin tamamını almak için bağlayıcı bir makbuz yazmak için, müşteriye verdiğiniz makbuzun üzerine “tam olarak ödenir” yazısını açıkça belirtmelisiniz.
Hesabı inceleyin. Bir işletmenize sahipseniz ve bir müşteri sizden ödemeyi tam olarak belgeleyen bir makbuz talep ederse, bilgiyi müşterinin hesabından toplamalı ve ödemenin tam olarak yapıldığını kabul edip etmediğinizi belirlemelisiniz. Bir müşteri talep ederse başlangıçta borçlanılan tutardan daha düşük bir tutar için bir hesap düzenlemeyi kabul edebilir veya ödenecek tutarın bir kısmını almanın hiçbir şey almamaktan daha iyi olduğunu hissedebilirsiniz.
Makbuz yazdırın. Birçok şirket bir muhasebe programı kullanarak makbuz veya fatura basar. İstendiğinde, sistem üzerinden otomatik olarak bir makbuz oluşturulur. Faturadaki tutar, müşterinin ödediği tutarla ilişkili olmayabilir ve bu genellikle bir müşterinin “tam ödeme” makbuzu almasıyla gerçekleşir. Bu makbuz evrak olarak belgelenir ve hesabın ödendiğinin kanıtıdır. Bir işletme, müşteriyi ödeme için dava etmeye karar verirse, müşteri bu makbuzu mahkemede kullanabilir.
Bir makbuz el ile yazın. Şirketiniz bir makbuz basma kabiliyetine sahip değilse, elle yazılmış bir makbuz da işe yarayacaktır. Antetli kağıda yazılmalıdır, müşterinin adını ve ödeme miktarını belirtin.
Ödediğini yaz. Basılı veya elle yazılmış makbuz üzerinde, makbuzun iyi bir kısmını kapsayan büyük harflerle “Tam Öde” kelimelerini yazın. Fişi bağlayıcı bir makbuz yapmak için makbuz üzerinde adınızı da işaretleyin.
Makbuzun fotokopisi. Makbuzun bir kopyasını aldıktan sonra, kopyayı müşteriye verin ve orijinali kendi kayıtlarınız için saklayın. Makbuzu müşterinin dosyasına yerleştirin.
