Okul gibi büyük bir kuruluş için yazıcı sarf malzemelerinin izlenmesi ve sipariş edilmesi zor olabilir. Her yazıcı modeli farklı türde bir mürekkep kartuşu veya toner kullanır ve her mürekkep kartuşu değiştirilmesi gerekmeden önce farklı sayıda sayfa basar. Eski moda yöntemlerle sipariş verdiğiniz mürekkep kartuşunu takip edebilmenize rağmen, kağıt kalemle oluşturulmuş bir liste ile tüm ilgili bilgileri saklamak için bir elektronik tablo oluşturmak zaman kazandıracak ve zaman içinde mürekkebi daha etkin bir şekilde bütçelemenize izin verecektir.
Bilgisayarınızın e-tablo programını kullanarak mürekkep kartuşu siparişini takip etmek için yeni bir boş e-tablo oluşturun. Muhtemelen bilgisayarınızda Microsoft Office'in bir parçası olarak kurulu Microsoft Excel ile birlikte geliyor. Excel'iniz yoksa, OpenOffice gibi ücretsiz bir ofis paketi indirip yükleyin veya ücretsiz bir Gmail hesabına kaydolursanız ücretsiz olarak erişebileceğiniz Google Dokümanlar gibi çevrimiçi bir araç kullanın.
Hangi bilgileri izlemek istediğinizi belirleyin. Bu, durum bazında değişecektir ve elektronik bir elektronik tablo kullanmanın yararlarından biri, ihtiyaçlarınız değiştikçe takip ettiğiniz bilgileri değiştirmenin kolay olmasıdır. Başlamak için, her bir yazıcının kurulu olduğu oda numarasını, yazıcının türünü, mürekkep kartuşu türlerini veya yazıcının kullandığı toner türünü, mürekkep için ne kadar ödeme yaptığınızı ve en son yedek mürekkep sipariş ettiğiniz tarihi izlemeyi deneyin.
Önce elektronik tablo sütunlarınızın başlıklarını girin. Boş elektronik tablonun nasıl yapılandırıldığına dikkat edin. Yatay eksen boyunca dikey eksenden aşağıya doğru çalışan bir sıra ve bir sıra harf vardır. İlk hücreye veya 1. satırdaki A sütununa "Oda Numarası" yazın. 1. satırdaki B sütununa "Yazıcı Modeli" yazın. "Mürekkep Kartuşu Modeli", satır 1 sütununda C ile devam eder ve izlemek istediğiniz her bilgi için bir sütun başlığı girinceye kadar devam eder.
E-tablonuza girmek istediğiniz ilk yazıcıyı seçin ve oda numarasını A satır 2 sütununa yazarak başlayın. Yazıcı modelini 2. satır B sütununa yazın ve ardından tüm ilgili bilgileri girdiğiniz tarih de dahil olmak üzere uygun sütuna girmeye devam edin en son sipariş edilen mürekkep.
Sıradaki 3. sütuna A ile başlayan bir sonraki yazıcıya ait bilgileri girin ve ardından ilgili yazıcıya diğer uygun verileri girin. Tüm yazıcılarınız ve yazıcı bilgileriniz listelenene kadar her bir yazıcı için bilgileri yeni bir satırda girmeye devam edin. İşiniz bittiğinde, elektronik tablonuzu bilgisayarın sabit sürücüsüne kaydedin.
Belirli bir yazıcıya her mürekkep siparişi verdiğinizde kaydetmek için ek boş tarih sütunları oluşturun. İşiniz bittiğinde dosyayı sabit sürücünüze kaydedin; böylece sarf malzemelerini bir sonraki siparişinizde kullanabilirsiniz.
İpuçları
-
Önemli bilgileri vurgulamak veya bir organizasyon yardımı olarak özel biçimlendirme kullanın. Örneğin, sütun başlıkları için kalın bir yazı tipi ve aynı kuruluş birimindeki yazıcıları birlikte gruplamak için renkli bir yazı tipi kullanın. Örneğin, fakülte kullanımlı yazıcılar için yeşil, öğrenci kullanımlı yazıcılar için mavi ve bir kitaplıkta ayarlanan yazıcılar için turuncu kullanabilirsiniz.
Bir süre geçtikten sonra - örneğin bir sömestir veya bir okul yılı - o dönemde her yazıcının mürekkebi için harcanan toplam tutar. Bu bilgileri, bazı yazıcıların diğerlerinden daha sık kullanılıp kullanılmadığını, bir yazıcının diğerlerinden daha düşük maliyetli olup olmadığını ve hatta hangi bölümlerin veya sınıfların en fazla mürekkep kullandığını, yeniden sıralama ve bütçeleme için yararlı olabilecek bilgileri not etmek için kullanabilirsiniz. amaçlar.
