Profesyonel büro işleri gerektiren yeni bir işe başlıyorsanız, bir kişisel veya iş mektubunu postayla gönderirseniz veya bir bağışçı veya başka bir etkinlik için bir broşür gönderirseniz, bir zarfı nasıl uygun şekilde doldurmanız gerektiğini öğrenmeniz gerekecektir. Doğru şekilde sunulmayan posta, alıcıya, bir zarfı düzgün şekilde katlayıp eşyalarını yerleştirmek için zaman harcamak için onunla ilgilenmediğine dair bir mesaj gönderebilir.
Zarflarınızı doldurmadan önce, özellikle müşterilere veya potansiyel müşterilere mektuplar içeriyorsa, adresleyin. Zarflar, adresleri doğrudan bir zarfa dönüştürmek için bir yazıcı kullanarak veya zarfa tutturulabilecek posta etiketleri yazdırarak veya elle bir adres yazarak adreslenebilir. El yazısı zarflar, yalnızca bir arkadaşınıza veya aile üyesine kişisel yazışmalar gönderirken kullanılmalıdır.
Zarfınıza yerleştirmeniz gereken malzemeleri toplayın. Benzer bilgilere sahip şeyler için çok sayıda zarfınız varsa, çalışmak için masa üstü, masa veya tezgah gibi geniş bir yüzey alanı bulun. Her posta grubunun farklı bileşenlerini, çalışacağınız yerden ulaşılabilir bir mesafede, ayrı yığınlara ayırın.
Postaya dahil edilecek en büyük kağıt sayfasını inceleyin. En büyük sayfa, 8,5 x 11 inçlik tipik bir mektupsa, tüm küçük sayfalar veya postalama bileşenleri içeri katlanmış olarak üçe katlanmalıdır. En büyük kağıt boyutu normal letter boyutundaki bir sayfa kağıdından önemli ölçüde daha küçükse, kağıdı ikiye katlayabilir veya zarfınıza sığacak şekilde açılmasını sağlayabilirsiniz.
Katlanmış kağıdı / kağıtları, açık ucu zarfın alt tarafına bakacak şekilde bir zarfa kaydırın. Alıcınız, zarf kapağını açabilmeli, mektubunuzu dışarı çekebilmeli ve kağıdı ters çevirmek zorunda kalmadan postalarınızın içeriğini okuyabilmelidir. Kendiliğinden kapanan (veya yapışkan arka) bir zarf kullanmıyorsanız, zarfınızı nemli bir süngerle kapatın.
