Konferans aramaları, ekibinizi bir projeyi tartışmak, güncel bilgi almak ve fikir birliği kazanmak için bir araya getirmek için uygun bir çözüm sunar. Pek çok şirket konferans hizmeti veren şirketlerle anlaşma yaptı ve bu şirketler telekonferans toplantılarını planlayan ve bildiren bir web yardımcı programının yanı sıra personel için özel telefon numaraları ve erişim kodları sağlayabilir. Atanan bir telekonferans numarası, konferans görüşmelerinin herhangi bir zamanda yapılmasında esneklik sağlar ve toplantı bildirimleri katılımcılara e-posta ile gönderilebilir. Küçük şirketler için bütçe veya ücretsiz konferans görüşme hizmetleri, zamanlama sırasında bir telekonferans numarası atar; bu nedenle, çevrimiçi bir toplantı planlamak için minimum planlama gerekir.
Özel Konferans Hattı
Yeni bir e-posta mesajı veya toplantı isteği açın (e-posta uygulamanızın Microsoft Outlook gibi bir özelliği varsa). Katılımcıların e-posta adreslerini "Kime" veya "Katılımcılar" bölümüne yazın. Toplantının konusunu "Konu" satırına yazın.
E-postanın içine aşağıdaki bilgileri yazın veya toplantı isteğindeki otomatik alanları kullanın: Toplantı tarihi Toplantı başlangıç saati (saat dilimi dahil) Toplantı bitiş saati (saat dilimi dahil) Arayan numara (özel konferans telefon numaranız)) Konferans kodu (varsa, konferansa erişmeleri için katılımcılar için)
Toplantı isteği zamanlama bölümünü açın ve gerekli olup olmadıklarını veya isteğe bağlı katılımcıları belirlemek için her katılımcının yanındaki açılır menüyü kullanın (çoğu programda gerektiği gibi varsayılan katılımcılar vardır). Programların çevrimiçi olması durumunda, gerekli katılımcıların istenen zaman dilimi ve tarih boyunca uygun olduklarını kontrol edin.
E-posta araç çubuğunuzdaki "Ek" düğmesini tıklayarak bir gündem veya toplantı malzemeleri ekleyin. İsterseniz, konferans görüşmesinin ayrıntılarından sonra e-postanızın gövdesine bir mesaj yazın. Toplantı bildiriminizi iletmek için "Gönder" düğmesini tıklayın.
Web Yardımcı Programını Kullanarak Konferans Araması Ayarlayın
Premiere Conferencing, Toplantıya Git veya Ücretsiz Konferans gibi konferans hizmet hesabınıza giriş yapın.
"Konferansı Planla" seçeneğini tıklayın. Toplantı tarihinizi, başlangıç saatini ve bitiş saatini (veya süreyi) ve beklenen katılımcı sayısını seçin. Toplantınızın konusunu "Konu" alanına yazın. "Ücretsiz konferans" veya "Doğrudan arama konferansı" seçeneğini tıklatarak konferans araması türünü seçin.
Bilginin doğruluğunu gözden geçirin ve "Planla" düğmesine tıklayın. Konferans araması ayrıntıları için onay sayfasını yazdırın veya bilgileri bilgisayarınıza kaydedin.
Katılımcılarınıza bir e-posta bildirimi göndermek için bu seçeneği tıklayın. Katılımcıların adlarını ve e-posta adreslerini ilgili alanlara yazın. Dial-in talimatlarını ve e-posta adresinizi onaylayan katılımcılara bir bildirim iletmek için "Gönder" düğmesini tıklayın.
İpuçları
-
Katılımcılardan konferans görüşmesine katılacaklarını onaylamalarını isteyin; e-posta iletinize olumlu yanıt verebilir veya toplantı isteği bildiriminizde "Kabul Et" düğmesini tıklayabilirler. Toplantınızdan bir gün önce bir hatırlatma e-postası ve ek bilgi gönderin. Web aracını kullanarak bir konferans araması planlarken, kendinize esneklik vermek için süreyi veya bitiş süresini uzatın ve planlanandan bir veya iki katılımcı daha atayın. Konferans servisi genellikle yalnızca katılımcı sayısı ve kullanılan gerçek dakika sayısı için ücret alır.
Uyarı
Bildiriminizi göndermeden önce toplantı ayrıntılarını kontrol ederek karışıklıktan kaçının. Bazı e-posta uygulamaları tüm toplantı isteklerini takvimde kaydeder ve çakışan veya güncellenmiş toplantılar eklenir (eski randevunun yerine geçmez).
