Kariyerinizin bir noktasında, muhtemelen bir iş raporu yazmak zorunda kalacaksınız. Bir işletme raporu genellikle şirketin belirli bir projesini veya bileşenini ele alır, bulgularınızı sunar ve amaçlanan okuyucuna önerilerde bulunur.
Hedef kitlesine ulaşan ve okurlarını motive eden uygun bir iş raporu planlamak ve yazmak, planlamayı, araştırmayı ve raporun başarısını taahhüt eder. Kullandığınız belirli iş raporu yazma stili kişisel yazma stilinizi ve kişiliğinizi ve ayrıca şirketin kişiliğini yansıtmakla birlikte, herkesin kullanabileceği bazı yararlı rapor yazma ipuçları vardır.
Raporun Amacını Netleştirin
Birkaç rapor yazma ipucu, raporun amacını tanımlamak ve açıklamak kadar önemlidir. Gereksiz konularla zaman ve enerjiyi boşa harcamamanız için raporun mümkün olduğunca erken bir zamanda bunu yapın. Güvenilir bir rapor hazırlamak için gereken tüm bilgileri toplayın. Bazen bu, ilgili insanlarla konuşmak anlamına gelebilir veya bir araştırma projesi yürütmek kadar etkili olabilir.
Örnek:
Bu rapor, son beş yıl içinde yeni müşteriler edinmek için kullandığımız pazarlama tekniklerini ele almaktadır. Tekniklerin analizine, harcanan paraya ve her birinden kaç yeni müşteri edindiğimize dayanarak, ileriye dönük üç özel pazarlama türü önermek istiyorum.
Tüm İlgili Bilgileri Düzenleyin
Bilgilerinizi işletme raporunun amacı ile sınırlandırdığınızdan emin olun. Raporun kapsamının genişlemesine izin vermeyin, çünkü bu, işletme rapor biçiminizi bozabilir. Raporun amacı, pazarlama tekniklerine ilişkin üç özel konu önermekse, bu üç teknik ve ilgili bilgilere odaklanın.
Örnek:
Araştırmamı temel alarak göreceğiniz üzere, bunlar önerdiğim ilk üç pazarlama tekniği. En fazla sayıda yeni müşteriyi getirmek için en uygun maliyetli olanlardır.
İşletme Raporu Formatı Kitlesini Tanıyın
Kime ve kime yazdığınızı anlamanız ve bu kitleye en iyi nasıl hitap edeceğinizi belirlemeniz gerekir. Okuyucularınıza yönelik tonu, tutumu ve vurguyu tanımlayın. Ticari rapor yazma tarzınızda her zaman profesyonel olmanız gerekirken, dahil ettiğiniz ayrıntı düzeyi, raporu kimin okuduğuna bağlı olarak değişebilir.
Üst düzey şirket yöneticilerine yazıyorsanız, daha kesin sayılar ve araştırmalar eklemek ve açıklamalarınızda daha ayrıntılı bilgi edinmek isteyebilirsiniz. Pazarlama dilini anlayan pazarlama ekibine yazıyorsanız, daha rahat bir tonu olan ve geçmişte kullandığınız tekniklerle konuşan bir iş raporu formatı kullanabilirsiniz.
Kitlenizi Motive Edin
Hedef kitlenizi motive edecek güçlü kelimeler kullanarak iş raporunu oluşturun. Etkili, iyi düzenlenmiş cümleler oluşturun, ancak kişisel iş rapor yazma stilinize sadık kalın. Hedef kitlenizin bir kısmı yalnızca raporu tarayabilir, bu nedenle madde imli noktaları, bol miktarda beyaz alan, iyi başlıklar ve alt yazılar ve kısa paragraflar içeren bir iş raporu formatı seçin.
Örnek:
Üç Katil Pazarlama Teknikleri
Aşağıdaki üç katil pazarlama tekniğini kullanarak yüzde 35 daha fazla müşteri kazanabilir ve paradan tasarruf edebiliriz:
- Faydalı içerik sağlayan aylık e-posta bültenleri.
- Üç ayda bir mağaza içi promosyonlar.
- Yerel gazetede reklam.
Göndermeden Önce Kanıtlanmış
En önemli rapor yazma ipuçlarından biri, raporu dağıtmadan önce kanıtlamak, düzenlemek ve gözden geçirmektir. Raporun üzerinde ikinci bir göz setinin okunması, mesajınızın net olduğundan emin olmanın mükemmel bir yoludur. Son başvuru tarihinden önce raporu düzenlemek ve revize etmek için kendinize zaman ayırın. Acele etmeyin bu adımı. Raporu dağıttığınızda, tüm belgelerin ve eklerin eklendiğinden ve herkesin onları aldığından emin olun.
