Catering hizmeti rezervasyon prosedürleri satıcıyı ve müşteriyi korur. Satıcılar, müşterinin tarihini, misafir sayısını, menüyü ve diğer etkinlik özelliklerini onaylamasını sağlayarak taahhütlerini yerine getirmelerini sağlar. Müşteriler, banket tarihlerinin, ödeme bitiş tarihlerini karşılayarak ve ayrıca ek ihtiyaçlarını banket personeline ileterek teyit edilmesini sağlar.
Toplantı ve Sözleşme İnceleme
Bir catering servisinin ilk toplantısı ve rezervasyon prosedürlerinin bir parçası olarak olası bir müşteriyle yapılan sözleşmenin gözden geçirilmesi vardır. Bir satış temsilcisi, rezervasyon işleminin tüm şartlarının yanı sıra şartlar ve koşulları da gözden geçirirken aynı zamanda maliyetleri de tartışacaktır. Rezervasyon yapan müşterilerden gelen imzaların doldurulması zorunlu ve tanıktır. Sözleşme müşteriye verilir ve bir kopyası satıcı tarafından saklanır.
Depozito
İkram servisi siparişi verirken genellikle bir depozito gerekir.Tarih ve belirli bir yer için depozito istenebilir; satıcıya bağlı olarak, bu teminat, bir sözleşme imzalanmadan önce bile talep edilebilir ve sözleşme daha sonra imzalanabilir. Yapılan ödemeler için makbuzların kopyaları müşteriye verilir.
İptal ücretleri
Depozitolar genellikle iade edilmez, ancak iptal ücretleri uygulanabilir. Bir etkinliğin ertelenmesi durumunda iptal ücreti alınır. Müşterinin taşınmak istediği, ancak tarih ertelemeyi istemediği durumlar için başka politikalar ve rezervasyon prosedürleri geliştirilebilir. Tarih değişikliği için ücret uygulanabilir. (ref 2)
Son Gıda Tarihi
Diğer bir prosedür de, son yemek siparişleri için son tarihler belirlemek. Bir sözleşme ve diğer prosedürler maliyetleri, depozitoları ve iptal gerekliliklerini belirlese de, gerekli yemek ve içeceklerin son sayısı catering şirketine sağlandığında, son teslim tarihi her zaman sürecin bir parçasıdır. Düğünler, partiler, kongre ve fuarlar son sayılarını büyük etkinliklerden üç gün önce sunar; ayrıca diyabet, alerjisi olanlar veya çocuklar için yemekler gibi özel yemek gereksinimleri hakkında güncellemeler sağlarlar.
