Muhasebe, bir işletmenin finansal verilerinin raporlanması, kaydedilmesi ve analizi olarak tanımlanır. Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi, finansal işlemlerin kaydedilmesinde ve işlenmesinde manuel bir sistemin veya muhasebecinin yerine geçen bir program veya yazılım paketi içerir. Yöneticilerin ve diğer son kullanıcıların bir işletmenin finansal sağlığını analiz etmelerini ve bu bilgiler ışığında gerekli önlemleri almasını sağlar. Bilgisayarlı muhasebe sistemleri tamamen özelleştirilebilir şekilde tasarlanmıştır, ancak ana bileşenler farklı sistemlerde aynı kalır.
Yazılım
Yazılım, bilgisayarlı bir muhasebe sisteminin özüdür. Yazılım bileşeni, modüller veya daha küçük, bağımsız programlardan oluşur. Her modül ayrı bir işlev görür. Modüller arasında üretim, müşteri, genel muhasebe, insan kaynakları, varlık yönetimi, finansal yönetim veya satınalma ve envanter yönetimi modülleri bulunabilir. Tüm modüller veri paylaşımı için birbiriyle bağlantı kurar. Tipik bir muhasebe süreci, bilgisayarlı bir muhasebe sisteminin tüm modüllerini bir araya getirir ve her biri belirli faaliyetler ve işletmeler için verileri tutar.
Donanım
Donanım, bir sistemin fiziksel bileşenlerini ifade eder. “Muhasebe İlkeleri” kitabına göre, bilgisayarlı bir muhasebe sistemiyle ilişkili tüm fiziksel ekipmanlara donanım denir. Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, sistemleri çalıştırma kapasitesine sahip bilgisayarlara kurulur. Büyük ölçekli muhasebe sistemleri çok sayıda modülden oluşur ve genellikle hızlı işlemcilere ve büyük depolama kapasitesine sahip bilgisayarlar gerektirir. Bilgisayarlı bir muhasebe sisteminde gerekli olan diğer donanım bileşenleri arasında, yazdırma ve tarama aygıtlarının yanı sıra fare, klavye ve harici veri depolama aygıtları gibi diğer çevre birimleri bulunur.
personel
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, manuel müdahaleden bağımsız olarak çalışacak şekilde tasarlanırken, genellikle belirli bir denetim öğesi gerektirir. İnsan operatörlerinin, daha sonra bilgisayarlı sistem tarafından çalışılan finansal verileri beslemeleri gerekmektedir. “Dolandırıcılık Denetimi ve Adli Muhasebe” kitabına göre, bilgisayarlı bir muhasebe sistemindeki diğer kilit personel yetenekli değişim kontrolü, veritabanı yöneticileri, güvenlik personeli ve yönetimidir. Toplu olarak, bu unsurlar bilgisayarlı sistemin sorunsuz çalışmasını sağlamak ve ihtiyaç olduğunda sorun giderme yetenekleri sağlamak için çalışır.
