İşçi istihdamını doğrulamak veya öğrencinin bir kursu tamamlaması gibi bazı durumlar sizi bir sertifika mektubu yazmaya davet edebilir. Sertifika mektupları temel olarak onay mektuplarıdır ve ideal olarak doğrudan ve öz olmalıdır. Herhangi bir amaç için bir sertifika mektubu yapmanız gerekiyorsa, standart bir iş mektubu formatı kullanın ve mümkün olduğunca spesifik olun. Bu tür bir mektup resmi bir kayıt olarak kullanılabildiğinden, bilgilerin açık ve dilinin açık olması önemlidir.
Profesyonel antetli kağıtla birlikte kırtasiye üzerine mektubu yazın. Eğer sizde yoksa, adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve profesyonel e-posta adresinizi içeren belgenin üstünde bir başlık oluşturun.
İki boşluk bırakın ve geçerli tarihi yazın. Tekrar iki kat boşluk bırakın ve alıcının adını ve iş unvanını, şirket adını ve şirketin adresini yazın.
Resmi bir selamlama ile açın, alıcıya uygun öneki adı vererek hitap edin. Örneğin, "Sevgili Bay Jones."
Bir konu satırı ve harfin neye başvurduğunu gösteren kısa bir başlık yazın. Örneğin: "Konu: Mary Charleston için iş bulma belgesi."
Giriş paragrafı yazın ve tam olarak neyi sertifikalandırdığınızı açıklayın. Mesele bireylerin veya şirketlerin isimlerini ve tarihlerini içeriyorsa, bunları buraya ekleyin. Örneğin: "Bu, Mary Charleston'ın Roberts Bank tarafından 3 Kasım 2008'den 4 Mart 2010'a kadar çalıştığını tasdik etmek içindir."
İkinci bir paragraf yazın ve mektubu hangi otoriteye yazdığınızı açıklayın; Başka bir deyişle, neden isteği onaylamak için çağrılan kişi sizsiniz? Önceki örnekte, gönderen Bayan Charleston'ın Roberts Bank'taki patronu olabilir.
Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür eder ve "Saygılarımızla" gibi resmi bir kapanışla biter. İki kez iki boşluk bırakın ve adınızı yazın. Mektubu yazdırın ve adınızı, yazdığınız adın üzerine yazın.
