Nakit ödemeleri, bir işletme veya devlet kurumu gibi bir kuruluşun fon kullanımını nasıl yönettiğidir. İşin farklı alanlarına veya çalışanlara sağlanan faydalar ve diğer kullanımlar için ayarlanan farklı hesaplara ödeme yapılır. Kuruluşlar parayı bu şekilde ödemek için iç kontroller veya kendi oluşturmuş kurallar ve düzenlemeler geliştirir. Bu iç kontroller tipik olarak organizasyonun çalışması için gereklidir, ancak organizasyon liderlerinin not etmesi gereken doğal zayıflıkları vardır.
Yanlış Kontroller
İç kontroller, işletme tarafından, genellikle bir şirket için bir yönetim kurulu tarafından, ancak her türlü kuruluşun liderleri tarafından oluşturulur ve kararlaştırılır. Bu kararlar her zaman uygun değildir. Kontroller bazı alanlarda çok gevşek olabilir, güvenlik endişelerine neden olabilir ve diğerlerinde çok katı olabilir ve zaman alıcı ve uygunsuz fonlama gecikmelerine neden olabilir. Bu, kuruluşların dışarıdan görüş almak için özel olarak iç kontrolleri denetlemeye karar vermelerinin bir nedenidir.
Eksik Kontroller ve Özel Koşullar
İç kontroller dış otorite tarafından düzenlenmezse, gerekli bazı kontrollerin atlanması ihtimali de vardır. Örneğin, bir kuruluş normal ticari projeler için nakit ödemeler için ayrıntılı kontrollere sahip olabilir, ancak bu durum için kurallar oluşturulmadığı için yeni bir hibe programının ödemeleri söz konusu olduğunda zarar görebilir. Bu tür kör noktalar, yetersiz kontrollerle gelecekteki sorunlara yol açabilir.
Hesap verebilirlik
Sorumluluk, iç kontrollerin güvenliğini ve yanlış davranışa ve yanlış kullanıma dayanma yeteneklerini ifade eder. Büyük miktarda nakit ödeme ile uğraşırken zimmete geçirme ve diğer hırsızlık veya dolandırıcılık türleri olasıdır. Hatalı izleme sistemlerine (sistemde oturum açma olmaması gibi) veya diğer hususlara sahip olan iç kontrollerin hesap verebilirlik işlevleri zayıf. Bir şirketin kaba davranışlarla para kaybetmesine neden olabilecek boşluklar yaratırlar.
Sürekli Uyum Sorunları
Nakit ödemeleri, bir organizasyonun ömrü boyunca nadiren aynı şekilde yapılır. Onay sistemleri ve süreçleri organizasyonun şekli ve yeni teknolojinin gelişimi ile değişmektedir. Güvenlik önlemleri, nakitlerin taşındığı kanalları değiştirebilir. Yeni hükümet düzenlemeleri daha fazla adım ekleyebilir. Ancak, iç kontroller bu kadar hızlı değişmeyebilir ve yeni gereksinimleri eski stratejilerle karşılamaya çalışırken bir kuruluşun geride kalmasına neden olabilir.
