Kaizen, bir kurumun önceden belirlenmiş bir hedef açısından izlenen ilerlemesini sürekli iyileştirme kavramı etrafında dönen bir Japon iş felsefesidir. Masaaki Imai gibi bazı kaizen uygulayıcıları bu felsefenin uygulandığı özel yollar sunarken, kaizen toplantısı yapmayı açıklayan adım adım bir yöntem yoktur. Aksine, kaizen yönteminin vurgusu, paylaşılan ilkelerin - ekip çalışması, iletişim, esneklik, uyarlanabilirlik, çaba ve kalite değerinin yeniden tesis edilmesine odaklanır. Yalın üretime ulaşılabildiğine dair bu toplu onaylama süreci sayesinde.
Toplantının amacını belirleyin. Kaizen'de toplantılar ya hedef belirleme ve görev dağılımını içeren proje planlaması ya da ekip üyelerinin takıma başarı ve zorlukları rapor ettiği proje incelemesi içindir.
Tüm ekibi toplantıya davet et. Çevre personelinin katılımını engellemeyin; dahil olmaları, tüm iş arkadaşlarınızı döngü içinde tutmanıza yardımcı olur.
Şirket içindeki yatay entegrasyon hissini ve toplumu arttırmak için, proje yöneticilerini, ilgili projelerden toplantıya katılmaya davet edin.
Katılımcılara toplantıya hoş geldiniz. Gerekirse ad etiketleri ve koltuk ödevleri sağlayın. Yüz yüze etkileşimi en üst düzeye çıkaran bir yer ayırttığınızdan emin olun. Küçük bir grup için, yuvarlak veya oval bir masa en iyisidir.
Toplantı hedeflerini belirgin bir yere gönderin. Gruptaki hedefleri okuyun ve açıklama için gerekli kısa soruları cevaplayın.
Gruptan hedef hakkında girdi isteyin. Örneğin, haftalık bir hedef karşılandı mı veya aşıldı mı? Katılımcılara girdilerini vermeleri için birden fazla yol sağlayın; fikirler bir el gösterisi, sözlü yorumlar, yazılı ifadeler veya ortak beyin fırtınası çizelgesi aracılığıyla paylaşılabilir.
Girişi toplayın ve gruba yeniden yerleştirin. Olumsuz yorumlar atlamayın ya da olumluları fazla vurgulamayın. Olumsuz yorumlar, iyileştirilmesi gereken alanlara dikkat çekerek ortaya çıkabilir.
Kısa vadeli hedefleri belirleyin veya yeniden onaylayın. Not kartlarındaki görevleri ve alt hedefleri yazın. Her katılımcıya, her birine kişisel hedeflerini ve görevlerini bildiren bir not kartı verin.
Kalan kaygılara veya sorulara cevap verin.
İpuçları
-
Toplantı tartışmasına rehberlik edin, böylece proje lideri olarak bakış açınız bu endişelerin geçerliliğini görmeyi zorlaştırsa bile, tüm endişelerin giderilmesine yardımcı olun.
Bir kaizen sürecinde dört ana aşama vardır: algı, fikir geliştirme, karar verme ve uygulama. Toplantılar, bu ifadelerin herhangi birinde ve arasında gerçekleşebilir ve bu işlemlerin herhangi birine göre uyarlanabilir. Örneğin, bir projenin başlangıcındaki bir toplantı mevcut sorunları gözden geçirmeye ve kurum kültürünün etkilerini gözlemlemeye odaklanabilir.
