Çoğu şirket, genellikle yıllık bir plan olarak da adlandırılan yıllık bir bütçe hazırlar. Üst yönetim, özellikle de CEO, nihai bütçeyi onaylamaktan sorumludur ve daha sonra şirketi işletmek için bir rehber haline gelir. Onay süreci bazen bütçenin hazırlanmasından daha uzun sürebilir, çünkü harcamaların önceliklendirilmesi konusunda zor kararlar alınması gerekir. Bu kararları vermek, yönetim ekibi arasında ileri-geri tartışma gerektirir.
Bütçe Konsolidasyonu
Bölümlere veya bölümlere sahip olacak kadar büyük şirketlerde, bu fonksiyonel birimlerin yöneticileri, finans departmanına sundukları kendi bütçelerini hazırlamaktan sorumludur. Departman bütçeleri, bir bütün olarak şirket bütçesini oluşturmak için finans personeli tarafından konsolide edilir. Bütçeleme süreci genellikle, gelecek yıldaki ekonomik ortamın ne olacağı ile ilgili varsayımlar gibi bölüm yöneticilerinin kullanması için kılavuzlar sağlayan üst yönetim ile başlar. Bir yöneticinin bütçesinin onaylanıp onaylanmaması genellikle verilen yönergeleri ne kadar yakından takip ettiğinin bir fonksiyonudur. Üst yönetim maliyetleri düşürmeye çalışıyorsa, departmanı için yüzde 20'lik harcama artışı teklif eden bir yöneticinin büyük olasılıkla bütçesini gözden geçirmesi gerekecektir.
Finans Personeli Tarafından Gözden Geçirme
Finans departmanı, departman bütçelerinin ilk değerlendirmelerini yapar. Önerilen harcamaları analiz ederler veya gelir getiren bölümler durumunda, gelir tahminini hazırlamak için kullanılan varsayımları analiz ederler. Geçen yılın bütçesinden önemli farklılıklar ararlar. Amaçları, her bütçenin makul ve ulaşılabilir olmasını sağlamaktır. Ayrıca, üst yönetim şirket için önerilen toplam harcamaların çok yüksek olduğuna karar vermesi durumunda olası bütçe indirimlerini belirlemek isterler.
Üst Yönetim tarafından Gözden Geçirme
Üst yönetim konsolide bütçeye bakar ve gelir ve kar tahminlerinin gelecek yıl için belirledikleri hedeflere uygun olup olmadığına karar verir. Öngörülen kar beklediklerinin altındaysa, şirketin ek gelir elde etmenin yollarını belirlemesi ya da kar elde etme kârını iyileştirmek için harcama kesintileri yapması gerekiyor. Finans departmanı tarafından sağlanan analiz, bölüm yöneticilerinden daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyan alanları veya çok yüksek görünen ve kesilebilecek harcamaları belirlemeye yardımcı olmalarında son derece yararlıdır.
Bölüm Müdürleri ile Tartışma
Üst yönetim, yöneticinin sunmuş olduğu bütçe taleplerini daha iyi anlamak için her bölüm müdürüyle, bazen de bir finans personeliyle görüşür. Bölüm yöneticisi isteklerini savunmak için hazırlıklı gelmelidir. Üst yönetim, büyük bütçe kesintilerinin sonuçlarını değerlendirmek zorundadır. Örneğin pazarlama harcamalarını azaltmak gelecekteki gelirler üzerinde olumsuz etki yaratabilir. Üst yönetim, her bir departmanın, şirketin karlılığını koruyabilmesi için yeterince düşük tutarken, etkin bir şekilde çalışması için ihtiyaç duyduğu kaynaklara sahip olmasını sağlama zor görevine sahiptir.
Zor Kararlar Vermek
Bir departman yöneticisi, üst yönetimin önemli kesintiler yaptığını görürse nihai bütçesinden memnun olmayabilir. Ancak umarım üst yönetim bu zor kararların sebeplerini iletmiştir. Bütçe onay süreci sona erdiğinde, her yönetici adil davranıldığını hissetmelidir. İdeal olarak, bölüm hedeflerine ulaşmak için yeterli kaynaklara sahip olduğunu ve bunun sonucunda önümüzdeki yıl azami çaba göstermeye hazır olduğunu düşünüyor.
