Bir işverenden, çalışanların şirkete ait araçlara yatırım yapmak yerine işte kendi araçlarını kullanmalarını istemek genellikle düşük maliyetlidir. Ancak, bu çalışanlara maliyet getirir. Örgütler sık sık iyi çalışanları cezbetmek ve korumak için kilometre ücretlerini öderler. Kilometre bazında taşıt işletme maliyetlerinin geri ödenmesi için İç Gelir Servisi kurallarına uyarak hem işverene hem de çalışanlara önemli vergi avantajları sağlar.
Kilometre Geri Ödeme Temelleri
Her yıl, IRS vergiden düşülebilen kilometre geri ödemesi için güncellenmiş bir standart oran yayınlamaktadır. Oran, otomobil, kamyonet ve SUV gibi motorlu taşıtların ortalama maliyetini yansıtmaktadır. Örneğin, 2015 için standart oran mil başına 57,5 kuruş. IRS, oranı yalnızca benzini değil aynı zamanda sigorta, ruhsat ve bakım dahil olmak üzere normal işletme maliyetlerini de kapsayan bir seviyeye getirir. İşverenler gerçek araç giderlerini takip edebilir, ancak standart oranın kullanılması fazladan kayıt tutma işlemini gereksiz kıldığından genel olarak yapmazlar. Standart fiyat, otopark veya geçiş ücreti gibi öğeleri kapsamaz. İşverenler bu masrafları işletme masrafları olarak karşılayabilir, ancak ayrı kalemler olarak ele alınmaları gerekir.
İzin Verilen İş Seyahatleri
İşverenler sadece işle ilgili sürüş için vergiden muaf kilometre ücretlerini öderler. Bu, bir çalışanın kişisel işler yapamayacağı ve seyahatin bir işletme gideri olduğunu iddia edebileceği anlamına gelir. Örneğin, müşterileri ile tanışmak için bir seyahat düşülebilir, ancak kişisel bir banka mevduatı yapmak için bir yan yolculuk yapmak değildir. Buna ek olarak, her gün iş ve ev arasında araç kullanmak indirilemez seyahat değildir. Bazen işverenler, özellikle uzun iş seyahatleri için kilometre ücretini öderler. Bu yapıldığında, çalışan kullanılmayan herhangi bir miktarı iade etmelidir.
İş Seyahatlerini İzleme
IRS kilometre geri ödeme dokümantasyon gereksinimleri, standart oran kullanıldığında basittir. Bunun nedeni standart oranın tüm normal işletme maliyetlerini kapsamasıdır, bu nedenle bir işverenin gaz ve onarım gibi maliyetleri takip etmesi gerekmez. Bir çalışan işle ilgili seyahat kaydı sağlamalıdır. Genelde bir kilometre kütüğü tutarlar ve düzenli bir programda geri ödeme için sunmaları gerekir. Her bir günlük girişi, başlangıç ve bitiş kilometre sayacı değerlerini içermelidir. Girişler, seyahatin amacı ve hedefi hakkında kısa bir açıklama da sağlamalıdır.
Geri Ödeme ve Vergiler
Eğer bir işveren bir çalışana izin verilen miktardan daha fazla ödeme yaparsa, fazlalık vergiye tabi tazminattır ve çalışanın W-2'sine devam etmesi gerekir. Aksi takdirde, kilometre iadesi işveren için mahsup edilebilir bir işletme gideridir. Çalışanın standart ücrete kadar geri ödeme konusunda vergi borcu yoktur ve para W-2'ye tazminat olarak bildirilmez. İşverenler daha küçük bir miktar ödemeyi seçtiğinde, çalışanlar vergi beyannamesi üzerindeki farkı yazabilirler.
