Birçok kuruluşun sorunları vardır ve bir problemi çözme konusunda bir not yazmak için belirli adımları izlemelisiniz.. Bir not yazabilmeniz için önce ilgili kişilerin yanı sıra soruna ilişkin tüm bilgilere ihtiyacınız vardır. Bazen bir problemi çözmek, iletişimi geliştirmek meselesidir.
Sorunu belirlemek veya tanımlamaktır. Notunuz bir sorun ifadesiyle başlamalıdır. Bu sorunun ne olduğuna dair kısa bir özet. Bu bilgiyi mümkün olan en basit şekilde yazdığınızdan emin olun, böylece ilgili herkes sorunu anlar.
Sorunun olası nedenlerini bulun. Eylem planınız nedenleri ortadan kaldırmak için düzenlenebilir.
Problemden kimin ve neyin etkilendiğini yazın. Etkilenen tüm kişi ve departmanları listeler ve nasıl olduğunu açıklar. Örneğin, yetersiz bir bilgisayar sistemi müşteri hizmetleri departmanını etkileyecektir, çünkü çağrıyı bu kadar çabuk cevaplayamayacaktır. Bu, bir şirketin karlılığını azaltabilir, çünkü zayıf müşteri hizmetleri pazar payı kaybına neden olabilir.
Sorunun olası çözümlerinin bir listesini yapın. Bir çözüm, bilgisayar sistemine tam bir yükseltme olabilir. Bir başka olası çözüm de, zayıf bir sistem nedeniyle çağrıların fazlalığını ele almak için daha fazla müşteri hizmetleri temsilcisi işe almaktır. Soruna olabildiğince çok çözüm yazın.
Mümkün olan en iyi çözümü önerin. Tercih ettiğiniz yöntemin neden en iyi olduğunu açıklayın. Uygulamanıza kimin yardımcı olacağını belirleyin. Tavsiyeniz, ortaya çıkacak maliyetleri içermelidir. Çözümün başlangıç ve bitiş zamanları olduğundan emin olun. Çözüme katılacak kişileri veya bölümleri özetleyin.
