Bir HOA (ev sahipleri derneği), ev sahipleri tarafından kabul edilen ve bir yönetim kurulu aracılığıyla mutabık kalınan sözleşme yasalarını uygulama yetkisine sahip olan tüzel kişiliktir. Çoğu HOA bir belediye veya kat mülkiyeti ortamında çalışır. Alt bölüm tek aile birimleri, geliştirme inşa edildiğinde bir HOA oluşturabilir. Bir HOA'nın yönetiminde iki seçenek vardır: bir yönetim şirketi veya ev sahipleri aracılığıyla. Eğer HOA ev sahipleri tarafından yönetiliyorsa, HOA yönetiminde gözden geçirilmesi ve göz önünde bulundurulması gereken belirli öğeler ve prosedürler.
Kurul seçimi
Ev sahipleri bir HOA'yı yönetme sorumluluğunu üstlendiklerinden, ilk iş sırası bir yönetim kurulu oluşturmaktır. Bu, cumhurbaşkanlığı, cumhurbaşkanı, sekreter ve saymanlık makamları için bir seçim yapılarak gerçekleştirilir. HOA içindeki her birim bir oy hakkına sahiptir. Bir ev sahibi seçimde bulunmuyorsa, oylamasını vekaleten veya birimdeki başka bir üye aracılığıyla gönderebilir. Görevliler seçildikten sonra, görevlilerin sorumluluklarını gözden geçirmek ve HOA'nın talimatlarını incelemek için bir toplantı yapılmalıdır. Kurallar, ev sahiplerinin rızası ile yeni HOA yapısına göre ayarlanabilir.
Sözleşmenin Gözden Geçirilmesi
Bir HOA sözleşmesi, ev sahibini iç ve dış mülk sorunları, malî sorumluluk ve ev sahiplerinin HOA yönetim belgelerinde yer alan ve bu kurallara uymalarını sağlamak için ilgilendirenleri içeren yönetim veya yönetim kurulu sorumluluklarının ayrıntılarını gösterir. Bir sözleşme kurulmamışsa, yönetim kurulu adil, uygun ve uygulanabilir bir sözleşme oluşturmak için ev sahipleri ile birlikte çalışmalıdır. Sözleşme bir kez kurulduktan sonra, yönetim kurulu sözleşmedeki kuralları ihlal eden ihlalleri uygulama hakkını saklı tutar.
Yasal sorunlar
Her organizasyonda, hatta bir HOA'da, değerlendirmeler, birleşme ve vergi raporlama sorunları gibi dikkate alınması gereken yasal konular vardır. Bir HOA ev sahipleri tarafından alındığında, bu maddeler önemlidir. HOA ilgili Devlet Sekreterliği'ne kayıtlı olmalıdır. Eğer HOA kayıtlı ise, yönetim kurulu HOA faaliyetleri için durum raporlarının dosyalanmış ve güncel olmasını sağlamalıdır. Eğer HOA ilgili Devlet Sekreterliği'ne kayıtlı değilse, yönetim kurulu ve ev sahipleri, HOA'nın amacını ve faaliyetlerini belirten bir organizasyon maddesi geliştirmelidir. Bir HOA'nın çalışması için muhasebe ve vergi raporlama sorunları çok önemlidir. Eğer HOA'nın bir muhasebe sistemi varsa, muhasebe raporlarını ve federal ve eyalet yasalarına uygunluk için vergi belgelerini incelemek üzere bir mali denetçi görevlendirilmelidir.
HOA Eğitimi
Bir HOA devralmaya ev sahibi sorunlardan biri eğitim ve zaman eksikliğidir. Birçok ev sahibi örgütsel sürece aşina değildir ya da HOA'ya katılmak için yeterli zamana sahip değildir. Seçilmiş yönetim kurulu üyeleri toplantı yapma, planlar yapma ve diğer yönetim kurulu üyeleri ve ev sahipleri ile iletişim kurmak için gerekli becerilerden yoksun olabilir. HOA eğitimi, kurul üyeleri eğitiminden canlı bir HOA topluluğunun kurulmasına kadar, HOA faaliyetlerinin çeşitli alanlarında ev sahipleri ve kurul üyeleri için mevcuttur.
