Bir iletişim raporu toplantılar, konferans görüşmeleri ve telefon görüşmeleri sırasında tartışılan tüm konuları belgeler. Bu tür bir iletişim raporu örneği bağış toplama sırasında kullanılır; Bir fon geliştirme profesyonelinin potansiyel bir donörle tartıştığı konuları özetlemektedir. Rapor, hangi tarafların hangi bilgileri paylaştığı hakkındaki yanlış anlamaları veya soruları netleştirmenize yardımcı olur. Bir iletişim raporu yazmak zor ve işe yaramaz gelebilir, ancak uzun vadede zaman kazandırabilir ve hayal kırıklığını en aza indirebilir.
Toplantıdaki, konferanstaki veya telefondaki herkesin tüm isimlerini sor. Toplantının başladığı ve bittiği tarih ve saat ile birlikte makalenin en üstüne yazın.
Toplantı, telefon görüşmesi veya konferans görüşmesinin tüm önemli yönleriyle ilgili notlar alın.
Toplantı notlarınıza bakarak iletişim raporunuzu yazın. Diğer şirketin adını veya temsilcisinin yanı sıra, şirketin adını ve şirketi temsil eden kişiyi de ekleyin.
Tarih ve iletişim araçlarını günlüğe kaydedin. İş durumunda, tüm çalışanların veya toplantıya katılan kişilerin adlarını belgeleyin; toplantıda öneminin ne olduğu; kim ne dedi; hangi bilgilerin tartışıldığı ve neyin başarıldığı; hakkında konuşacak ya da her şeyin çözülüp çözülmeyeceği bir sonraki madde; ve eski durumda, bir sonraki toplantının tarihi.
İletişim raporuna bakın ve hiçbir şeyin eksik olmadığından emin olun. Eksik ayrıntıları ekleyin.
İletişim raporunu e-posta, faks veya posta yoluyla gönderin.
