Bilgisayarlı muhasebe sistemleri o kadar yaygınlaşmıştır ki, yalnızca el yazısı defterlere ve eski okul ekleme makinelerine dayanan çağdaş alternatifleri hayal etmenin pek bir anlamı yoktur. Ancak bilgisayarlı muhasebeye aşırı derecede bağımlı olmak kolaydır. Teknoloji çözümlerine daha derinden dalmadan önce, bir makinenin ve bir yazılım programının tüm verilerinizi depolamasına ve gerekli sayısal ilişkileri hesaplamasına izin vermenin olası tehlikelerini göz önünde bulundurun.
Bilgi Kalitesi
Bilgisayarlı bir muhasebe sisteminin sağladığı bilgilerin kalitesi, girdiğiniz bilgilerin kalitesine bağlıdır. Her bir çek, makbuz ve faturayı QuickBooks'a girebilirsiniz, ancak QuickBooks hesap planınızı işletmenizin karmaşıklıklarını doğru bir şekilde yansıtacak şekilde ayarlamadıysanız, çabalarınız yalnızca kısmi veya alakasız bilgiler verecektir. Örneğin, işletmeniz çevrimiçi perakendeciler, tuğla ve harç vitrinleri gibi birden fazla hesap türüyle çalışıyorsa ve müşterilere doğrudan satış yapıyorsa, bu kategorileri ayrı ayrı takip etmediğiniz sürece muhasebe verileriniz özellikle anlamlı olmayacaktır.
İnsan Elemanı
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, toplamları hesaplamak ve bilgi depolamak için teknoloji kullanmasına rağmen, bu veriler insanlar tarafından girilmeli ve bu insanlar eğitilmelidir. Yazılım programları konusunda eğitim personeli pahalı olabilir ve bazen bilgisayarlı muhasebe sistemleri her yıl değiştiği için bilgilerin düzenli olarak güncellenmesi gerekir. Hatalar öğrenme eğrisinin birçok aşamasında meydana gelir ve birbirini temel alan formülleri olan bilgisayarlı bir sistem görünüşte basit hataları birleştirir ve bu da sorunun kaynağını bulmasını zorlaştırır.
Teknoloji Maliyetleri
Hemen hemen bilgisayarlı bir muhasebe sisteminin her yönü maliyetlidir. Bilgisayarlar üssel olarak kağıt defterlerden daha pahalıdır ve muhasebe verileriniz için gereken yazılım, genellikle yıllık olarak yenilenmesi veya güncellenmesi gereken ilave bir masraf getirir. Ayrıca onarımlar için para toplamanız veya eğitim, özel yazılım için profesyonelleri işe almanız veya özellikle karmaşık aksaklıkları çözmeniz gerekebilir.
Güvenlik ve Kalıcılık
Bilgisayarlı muhasebe sistemleri, siber güvenlik sorunlarına açıktır. Bulut tabanlı sistemler, şirketinizin bilgilerini hacklenebilecekleri yerlerde uzaktan saklar. Sisteminize bilgileri yok eden veya bozan bir virüs bulaşmış olabilir. Bilgisayarlar ayrıca düzenli aralıklarla çöküyor, bu nedenle dosyaları yedekleme konusunda özellikle çalışkan olmadığınız sürece, çalışma saatlerinizi kaybedebilirsiniz. Bu nedenle, bilgisayarlı muhasebe sistemleri bilgileri düzenlerken ve hızlı ve verimli bir şekilde hesaplamalar yaparken, yanlış bir güvenlik duygusu yaratabilirler. Sonuç olarak, doğrudan sistem bilgisi veya operasyonunuzun detaylarına ilk elden aşina olma konusunda hiçbir zaman tam olarak katlanamayacaklarıdır.
