Bir işletmenin dört ana finansal tabloları vardır: gelir tablosu, nakit akışı tablosu, bilanço ve özkaynak tablosu. Gelir tablosuna bazen kar zarar hesabı da denir ve hatta "P&L" konuşmasında kısaltılabilir. Muhasebe yazılımı programları bu ifadeyi oluşturmayı kolaylaştırabilirken, Excel'de bir kar ve zarar tablosu da oluşturabilirsiniz. Gelir, gider, kazanç ve kayıp tanımlarını anlamanız gerekecektir. Ayrıca, ifadenin kapsadığı süreyi de belirtmelisiniz. Son olarak, hangi iki formattan birinin kullanılacağına karar vermeniz gerekecektir; bunlar genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine, tek adımlı veya çok adımlı gelir beyanı ile uyumludur.
Kâr ve Zarar Tablosuna İlişkin Bilgiler
Gelir tablosu veya kar ve zarar tablosu, belirli bir zaman diliminde gelir, gider, kazanç ve kayıplarla ilgili bilgiler içerir. Gelir veya gelir, faaliyetlerden veya işletmenin birincil faaliyetleriyle doğrudan ilgili olmayan kaynaklardan olabilir. Kazançlar olağandışı ve nispeten öngörülemeyen gelir kaynaklarıdır, örneğin bir davadan takas ödemesi almak gibi. Giderler ayrıca kamu hizmetleri ve ödenen ücretler gibi işletme giderleri veya kredilere ödenen faizler gibi işletme dışı giderler olabilir. Zararlar, uzun vadeli varlıkları değerlerinden daha düşük bir değerle elden çıkarma gibi olağan dışı ve öngörülemeyen giderlerdir.
Gelir Tablosu Formatları
Genel olarak kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP), şirket dışındaki kişilerin göreceği kar ve zarar beyanları için iki formattan birini talep eder. Yöneticiler, farklı biçimleri iç amaçlar için daha yararlı bulabilirler, ancak bu raporların harici kullanıcılara verilmemesini sağlamalıdır. İki GAAP uyumlu format, tek adımlı gelir beyanı ve çok adımlı gelir beyanıdır. Bu iki formattaki en büyük fark, satılan malın (veya hizmetlerin) maliyetini nasıl gösterdikleri ve kazancı ve zararı beyanda nereye koyduklarıdır.
Excel'de Kâr ve Zarar Tablosu Oluşturma
Başlamadan önce kar ve zarar beyanı örneklerini görüntülemeyi yararlı bulabilirsiniz. İşletmenizin özelliklerinden bağımsız olarak ifadede gerekli olan bazı unsurlar vardır. Üstte üç sıralı bir başlık olacak. İlk satır işletme adı olacaktır. İkinci raporun başlığı olacak: Kar ve Zarar Tablosu. Üçüncü satırda, ifadenin kapsadığı süreyi belirtmeniz gerekir. Bazı örnekler olabilir:
- 31 Mart 2018 tarihinde sona eren çeyrek için
- 30 Eylül 2018 tarihinde sona eren ay için
- 31 Aralık 2018 tarihinde sona eren yıl için
Netlik için başlıktan sonra en az bir boş satır bırakın. Bir sonraki adımlar, tek adım mı yoksa çok adım mı kullandığınıza bağlı olarak değişir, ancak bazı öğeler paylaşılır. İlk sütunda başlayacaksınız ve bilgileri ayırmak için girintili olması gerektiğinde, bir sonraki sütuna geçeceksiniz. İlk sütunun sütun genişliğini, ikinci sütundaki bilgilerin, aşağıdaki resimde olduğu gibi, üstündeki bilgilerin ilk birkaç karakterinden sonra sıralanması için düzenleyeceksiniz.
Her iki biçimde de, önce gelirleri, ardından gelirleri en altta net gelir olarak adlandırılanları listeleyeceksiniz. Tüm hesap başlıkları girildikten sonra, dolar değerlerini girmeden önce biraz boşluk bırakmak için bir veya iki sütunu atlayacaksınız. Para birimi olarak görüntülemek için bu sütunu ayarlayın.
Tek Adımlı Gelir Tablosu
Tek adımlı gelir beyanı temel bir formül kullanır: net gelir, gelirlere eşittir ve daha az gider ve zarar elde eder. İlk satıra "Gelirler ve Kazançlar" yazıp ardından çeşitli gelirleri listelediğiniz sonraki satırları girin ve işletmeniz için hesaplar kazanın. Aşağıdaki satır bir kez daha girintili olacak ve "toplam gelir ve kazançlar" diyecek. Boş bir satırdan sonra "Giderler ve Zararlar" yazın ve gider ve zarar hesaplarını listelediğiniz sonraki satırları girin. "Toplam gider ve zararlar" için tekrar girin. Son satır gelir ve giderdir.
Çok Adımlı Gelir Tablosu
Çok adımlı ifadede tek adımla karşılaştırıldığında göze çarpan fark, operasyonları faaliyet dışı kalemlerden ayırmamızdır. İfadeniz satışlar, satılan malların maliyeti ve brüt kar ile başlayacak. Bunu işletme giderleriyle birlikte “işletme geliri” başlıklı alt toplamı bulmak için çıkararak izleyeceksiniz. Ardından, işletme dışı gelirleri, kazancı, gideri ve zararı bu sıraya göre listeleyeceksiniz ve ardından işletme dışı kalemlerin toplamını listeleyeceksiniz. Operasyon ve operasyon dışı kalemlerin birlikte eklenmesi size net gelir sağlar.
