Birçok kar amacı gütmeyen kuruluş ve eğitim kurumu operasyonlarını sürdürmek için hayırsever desteğe ihtiyaç duymaktadır. Bir bağış toplama ziyafeti, sanat programları, okullar, hastaneler, savunma grupları ve diğerleri için fon yaratmanın en iyi yollarından biridir. Bu olaylar planlamak ve organize etmek için karmaşık görünebilir. İyi bir kontrol listesiyle başlayın, bir takvim oluşturun ve gönüllülerden yardım isteyin. Ziyafet tarihine aylar öncesinden başlayın ve yerinizi, catering, yetenek ve eğlenceyi erken ayırtın.
Etkinliği planlayın ve kesinlikle etkinlik için bir planlama kitabı veya notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) satın alın. Kayıtlar, irtibatlar, kartvizitler, makbuzlar, gönüllü listeleri, rezervasyonlar, menüler ve etkinlik öncesi, sırası ve sonrasında ortaya çıkacak tüm detaylar için bir klasör oluşturun. Gönüllü bir koordinatör gibi olabildiğince erken bir yardımcı alın ve yetkilendirme görevlerine başlayın.
Etkinliği bütçeleyin. Mekanın azami kafa sayımını öğrendikten sonra, kişi başına kişi başı yemek, içecek, hediye çantası ve diğer eşyalara ayırma maliyetini hesaplayın. Ekipman, personel masrafları, kiralamalar, servis ücretleri, bahşişler vb. Gibi kontrol listesindeki her giriş için masrafları hesaplayın. Bilet fiyatları ve toplanan fonlar bu maliyetleri karşılayacaktır, ancak ilk masrafta bir miktar para yatırma ve avans maliyetleri de bulunacaktır.
Banketi tutacak bir tesis bulun ve güvence altına alın. Bu büyük bir otel, özel partileri karşılayan büyük bir restoran, bir oda ve kahvaltı veya tarihi konak olabilir. Maksimum kapasiteyi bilmeniz gerekir, böylece misafirler için davetiyeleri fazla uzatmazsınız veya odanın izin verdiğinden fazla bilet satmazsınız. Çoğu kaliteli kuruluşta, planlama konusunda yardımcı olacak personelin yanı sıra, içinde yemek hizmeti ve diğer hizmetler de bulunur.
Törenlerin usta (MC) yapın. Yerel yetenek ajanslarına danışın. Bir "isim" eylemi veya bir ünlü için rezervasyon yaptırmak istiyorsanız, bazılarının çok yoğun programları olduğundan, öngörülen tarihten çok daha önce başlamalısınız. Eğlence için temsilciler ve yöneticilerle iletişime geçin ve tüm yetenekleri ayırtın.
Davetiyeler, biletler, programlar ve fonların toplandığı kuruluşun broşürleri gibi basılı diğer herhangi bir şeyi sipariş edin. Bir açık artırma yapacaksanız, bağışta bulunmaya başlayın. Bir gönüllü ekibi bu sorumluluğu üstlenebilir. Sessiz açık artırmaların bir açık artırmaya ihtiyacı olmaz, ancak bir açık artırma gerekir. MC'nizin yapıp yapmayacağına veya ayrı bir uzmana ihtiyacınız olup olmadığına karar verin. Kuruluşun bağış listesine posta davetleri. Etkinliğin yarı resmi olduğuna dikkat edin. Özellikle misafirlerin tarih, saat, yer ve özel misafir veya eğlencenin ötesinde bilmesi gereken her şeyi belirtin. Açık artırmanızı teşvik ettiğinizden emin olun.
Kar amacı gütmeyen kuruluşlar için PSA'lar (Kamu Hizmeti Duyuruları) taşıyan bültenler, çevrimiçi reklamlar, yerel gazeteler ve radyo istasyonları aracılığıyla etkinliği duyurun. Yerel televizyon istasyonları aynı zamanda bir etkinlik takvimi de içerebilir ve yerel haber programları etkinlik için kısa bir röportaj yapabilir ya da ek bilgi verebilir, bu nedenle tüm detayları hazırlayın.
Mekanın şefiyle konuşun ya da dışarıda yemek hazırlayın. Tabak yemeklerin büfe mi yoksa tam servis mi olacağına karar verin. Ona bütçeni ve beklenen kişi sayımını söyle. Bu ne kadar yakınlaşırsa sonuçlandırılabilir, ancak beklediğinizden daha fazla insan için hazırlık yapmak, gerçek ihtiyaçların yerine düşmekten daha iyidir.
Gönüllüler, meslektaşlar ve etkinlikte çalışan tüm personel ile düzenli iletişim halinde olun. Etkinlik sırasında herhangi bir konuda yardımcı olması için her ünlü veya eğlence grubuna özel bir asistan atayın. Nasıl giyineceklerini, ne yapacaklarını, nerede olacaklarını vb. Bildiklerinden emin olmak için tüm gönüllülerle görüşün.
Mekanı dekore etmek ve ayarlamak için etkinlik yerine günün erken saatlerinde gelin. Kendinizi hazırlamak için ayrılırsanız, özel konuklarla, ünlülerle ve eğlencelerle tanışmak ve onları oturacakları, çalışacakları ya da sahne arkasını bekleyecekleri yerlere yönlendirmek için bolca zaman ayırın. Canlı bir grubunuz varsa, kurulum yapmak ve ses kontrolleri yapmak için erken gelirler. Son ayrıntıların bir araya geldiğini ve etkinliğin tadını çıkardığını gözlemleyin. Daha sonra her şeyin temizlendiğinden ve tüm personele veya kilit personele ödeme yapıldığından emin olun. Bağış zarflarını toplayın ve kuruluşu temsil eden uygun kişiye verin.
