Günümüz dünyasında, çeşitli yöntemler kullanarak profesyonel olarak iletişim kurabilirsiniz. Mektuplar, e-postalar ve tebrik kartları için uygun iş yazışmaları kurallarını bilmek önemlidir. Küçük hatalar, yazışmalarınızı alan kişiyi etkilemekle onu rahatsız etmek arasında fark yaratabilir. Ayrıca, bir e-postanın ne zaman yazılan bir mektup veya el yazısı notuna karşı yeterli olacağını bilmek de yararlı olur.
Geleneksel Harfler
Daha ağır veya dokulu bir stok kullanarak antetli kağıtlara geleneksel harfler basın. Antetli kâğıt, gönderenin adını, adresini, telefon numarasını ve e-posta adresini içermelidir. Antetli kağıt mevcut değilse veya mektup kişisel ise, mektubu gönderen kişi veya kişiler için uygun başlık sol üst köşede görünmelidir. Örneğin, siz ve eşiniz bir işletmeye şikayet mektubu gönderiyorsanız, aşağıdakileri ekleyin:
Bay ve Bayan John A. Doe 123 Main St. Anywhere, ABD 555-555-5555 [email protected]
Sonra, yazışma alıcınızı ve sol kenardaki adresinizi listeleyin. Ad ve adres, başlıkları ve isimleri dahil olmak üzere resmi olmalıdır.
Tarih yazım biçiminde gelecek, örneğin: 23 Haziran 2010. Tarihin altında, "RE: (başvuru)" formunu kullanarak mektubun konusuna referans veren bir satır ekleyin.
Selamlama bir sonrakidir ve parti ile ilişkinizi yansıtmalıdır. İlk isim temelinde iseniz, onu "Sayın" ile selamlayın ve ilk ismini ekleyin. Mektup bir bölüme veya bilinmeyen bir alıcıya gidiyorsa, "Sayın Baylar" veya "Sayın Bay veya Bayan:" veya hatta "İlgilenebileceği Kişiler" i kullanın.
Tüm iş mektupları resmi olarak kapatılmalıdır. Profesyonel bir son için en iyi seçenek basitçe "Saygılarımızla" veya "En İyi Dileklerimle" dir. Fırfırlı sonlardan kaçının.
El yazısı notları
El yazısıyla yazılmış bir not, şükran, mezuniyet, tebrikler, aile doğumları, promosyonlar ve başsağlığı gibi birçok iş durumunda uygundur.
Zarf alıcının resmi adını ve adresini içermelidir. İade adresiniz, zarfın arkasında, önün sol üst köşesinde de bulunabilecek şekilde görünmelidir.
Kart, ilişkinize dayanan tanıdık bir selamlama içermelidir. İlk isim temelinde iseniz, ilk adı kullanın. Değilse, duyarlılığa uyan saygılı bir selamlama seçin.
Notun gövdesini kısa tutun ve mavi veya siyah mürekkeple düzgünce yazın veya yazdırın. İyi bir el yazınız yoksa, yapacak birini bulun.
Konuya gel. Teşekkür ediyorsanız, alıcıya ne için teşekkür ettiğinizi hatırlatan ancak çok fazla ayrıntı almadığınız bir veya iki cümle seçin. Birini tebrik ediyorsanız, neyi ve uygunsa bilgileri nasıl aldığınızı da ekleyin. Bir müşterinin angajmanı gazetede olsaydı, örneğin, duyuruyu kesip kartla birlikte ekleyin veya notunuza referans olarak verin.
Notu "Saygılarımızla" ile bitirin. Alıcıya daha az aşina iseniz, mektubunuzu resmi adınız ve unvanınızla imzalayın. Daha aşinaysanız, ilk adınız uygun.
E-posta
E-posta iş iletişimi kuralları için yeni bir tartışma konusu sunar. İlk kural, alıcınızın e-posta yazışmalarını kabul ettiğini veya tercih ettiğini bilmektir.
Saygın bir e-posta profili sunun. Adresiniz ve konu satırı tanımlanabilir olmalı ve iş ya da profesyonel durumunuzu yansıtmalıdır. Örneğin, müşterilere e-posta gönderiyorsanız, "[email protected]" yerine "[email protected]" olmalıdır.
Geleneksel harflerde olduğu gibi bir iç adrese gerek yoktur, bu nedenle alıcı ile ilişkinizi yansıtması ve mümkün olduğunca resmi olması gereken selamlama ile başlayın. Ortak bir işletme e-postası sahte pasi, alıcıya e-postanın kendisine yönelik olduğunu söyleyen basit bir selamlamanın olmamasıdır.
Şahsen ele alınması gereken bir işletme sorununu çözmek için bir e-posta kullanmayın. E-posta çatışmalarından kaçının ve e-postaların sabit disklerde ve sunucularda sonsuza dek yaşadığını ve mahkemede kullanılabileceğini unutmayın.
İş e-postalarında başıboş dolaşmaktan kaçının. Çok fazla ayrıntı eklemeniz gerekiyorsa, onlar için bir belge oluşturun ve bunları e-postanın içine koymak yerine ekleyin.
İfadelerden, bilgisayar argolarından, ünlem işaretlerinden veya soru işaretlerinden bir kereden fazla kaçınmak ve büyük harf kilitlemek. İçerik veya format hakkında şüpheleriniz varsa, antetli kağıda basmayı ve profesyonelliğini değerlendirmeyi deneyin. Kağıt üzerinde profesyonel görünmüyorsa, bir e-postada profesyonel değildir.
Kapanış uzmanınızı "Teşekkür" veya "Saygılarımızla" yapın. İşletmeniz ve iletişim bilgileriniz e-posta imzanıza girmelidir. Taranmış veya başka şekilde elektronik olarak formatlanmış bir imza kabul edilebilir. Normalde bir fiyat teklifi, etiket satırı veya başka bilgiler kullanırsanız, bunun iş durumları için ne kadar uygun olduğunu değerlendirin.
