Bir konferans broşürünün amacı, delegeleri bir olaya çekmek ve konferans programlarını bilgilendirmelerini sağlamaktır. Bu nedenle broşür, mekan, konuşmacılar, seyahat düzenlemeleri ve diğer önemli bilgiler hakkında bilgi içermelidir. Kopya, açık, bilgilendirici ve ikna edici olmalı ve okuyucuları kişisel veya profesyonel olarak faydalanabilmeleri için yerlerine ayırmalarını teşvik etmelidir. Önde gelen bir konuşmacı veya üst düzey bir yönetici tarafından yapılan tanıtım, etkinliğe yararlı bir genel bakış ve potansiyel delegeler için bir karşılama sunar.
Hedef kitle
Konferans organizatörleri etkinliklerini belirli gruplarda hedefliyor, bu nedenle broşürün ilgili avantajlar sunmasını sağlamak için hedef kitle hakkında daha fazla bilgi edinin. Seyirci öğretmenler, otomotiv endüstrisinden üst düzey yöneticiler ya da ülke müziğiyle ilgilenen halkın üyeleri kadar çeşitli olabilir. Hedef kitle hakkında bilgi bulmak için organizatörlerden önceki etkinliklerin hedef kitle profillerini isteyin. Organizatörler, izleyicilerini araştırır, demografik veya işletme bilgisi ister ve etkinliklerinin kalitesini delegelere, sunum yapanlara ve sponsorlara göstermek için profiller yayınlar.
Delegelerin Faydaları
Broşür delegelere katılmaları için güçlü faydalar sağlamalıdır. İş delegelerinin işten ayrılma zamanlarını haklı gösterebilmeleri gerekir ve özel katılımcılar kendi paralarını harcamak için değer kazanacaklarını bilmek isterler. Hedef kitlenin yararlarını belirleyin. Konferans, dünyaca ünlü konuşmacıları duymak, en son ürünlerin tanıtımlarını görmek veya yüksek kaliteli eğitimlere katılarak becerilerini geliştirmek için eşsiz bir fırsat sağlayabilir. Avantajlar, bir sektördeki diğer insanlarla belki de bir işe girme veya satış yapma gözüyle ağ kurma fırsatı gibi daha somut olabilir.
Lojistik Bilgiler
Konferans lojistiği hakkında kapsamlı bilgi esastır. Amerikan Konferans Enstitüsü'ne göre, konferans delegelerinin sıkça sorduğu sorular, kayıt ve ödeme, seyahat ve yiyecek içecek düzenlemeleri, konaklama ve iptal gibi konuları kapsar. Okuyucuların etkinliğe kaydolmasını kolaylaştırmak için tam kayıt ayrıntılarını ekleyin. Erken kayıt için yapılan indirimler de dahil olmak üzere katılım masraflarını belirleyin. Ek bilgiye ihtiyaç duyan okuyucular için iletişim bilgilerini sağlayın ve delegelere ne zaman karşılama paketleri alacaklarını söyleyin.
Konferans programı
Delegelerin konferansta geçirecekleri zamanı planlamalarına yardımcı olmak için her programın zamanlamaları ve ayrıntılarıyla konferans programını hazırlayın. Delegelere sunumların, yuvarlak masaların, çalıştayların ve sergilerin yer alabileceği konferansın formatı hakkında daha fazla bilgi verin. Sunum yapan kişilerin biyografileri, delegelerin katılmak istedikleri oturumları seçmelerine yardımcı olur ve etkinliğin durumunu veya kalitesini gösterir.
İletişimi Koru
Konferans broşürü, konferans öncesi pazarlama programının yalnızca bir unsurudur. Inc.'e göre sosyal medyada bilgi ve etkinlik haberleri yayınlamak, etkinlik yaklaşırken ilginin korunmasına yardımcı oluyor. Örneğin, ekstra konuşmacılar veya özel etkinlikler hakkındaki duyurular, etkinlik çevresinde bir vızıltı oluşturabilir ve delegelerin bırakma riskini azaltabilir.
