Konuşmacı, danışman veya eğitimci iseniz, seminerler sizin işiniz olabilir. Başka bir işletme sahibiyseniz, seminerler, işinizi pazarlamanız için en iyi yöntemlerden biri olabilir. Bir semineri düzenleme nedenleriniz ne olursa olsun, sorunsuz çalışan ve katılımcılarınızı etkileyen bir etkinlik oluşturmak için aynı temel adımlar izlenmelidir.
Konunuzu seçin Danışman veya konuşmacıysanız, bir grupla belirli bir konu hakkında konuşmanız istenebilir. İşletmenizi tanıtmak için bir seminer düzenleyen bir işletme sahibiyseniz, hedef müşterinize hitap edecek bir konu seçmelisiniz. Örneğin, bir avukat, kamu planlaması konusunda kamu için ücretsiz bir seminer düzenleyebilir.
Mekanınızı seçiniz. Sahip olacağınız katılımcı sayısını tahmin etmeye çalışın ve herkesin rahatça oturabileceği geniş bir alana sahip bir yer seçin. Bir mekan seçerken fiyatı da dikkate almanız gerekecektir. Bazı yerlerde birkaç yüz, hatta binlerce dolarlık oda kiralama ücreti alınırken, diğerleri çok daha makul. Oteller genellikle işletmelerin sık sık toplantılar düzenlediği ziyafet salonlarına sahiptir; bu nedenle, bir konum aramaya başlamak için iyi bir yer olabilir.
Davetiyeler oluşturun ve postalayın. Etkinliğinizin boyutuna ve biçimine bağlı olarak, davetiyeleriniz Microsoft Word'de oluşturulan basit bir belgeden profesyonel bir tasarımcı tarafından oluşturulan şık bir tasarıma kadar değişebilir. Katılımcılara katılmak üzere zaman ayırmaları için davetiyelerinizi birkaç hafta önceden gönderin. Ancak, asıl seminer tarihi gelmeden önce unutabilecekleri davetiyeleri şimdiye kadar postayla göndermeyin. Ayrıca davetiyelerinizi e-postayla da gönderebilirsiniz, ancak birkaç alıcının spam klasörüne girebileceklerini unutmayın.
Öğlen yemeği mi yoksa hafif içecekler mi sunacağınıza karar verin. Semineriniz birkaç saat sürerse, hafif yiyeceklerin hazır olması güzel bir dokunuş. Semineriniz sabah erken saatlerde başlıyorsa veya öğle saatinde çalışıyorsa, öğlen yemeği verilmesi önerilir. Bazı mekanların tesiste bir etkinlik düzenlerken kurum içi yiyecek içecek hizmetlerinden faydalanma zorunluluğu vardır. İçecek siparişi vermeden önce sözleşmenizin kurallarını bildiğinizden emin olun.
Sunum materyallerinizi oluşturun. Ders notlarının kopyalarını alın veya profesyonel bir yazıcıda yazdırılmasını sağlayın. Muhtemelen bir PowerPoint sunumu oluşturmak isteyeceksinizdir, böylece siz veya konuşmacınız materyal sunarken görsel bir referansınız olur. Baskı seçenekleri altında "bildiriler" i seçerek katılımcılarınız için kolayca bir bildiri oluşturabilirsiniz. Sayfa başına üç tane seçtiğinizden emin olun; katılımcılarınız doğrudan el notları ile ilgili notlar alabilir.
Etkinlikten birkaç gün önce, RSVP'lerinizi temel alarak katılımcı sayısını kesinleştirin. Seçerseniz, davet ettiğiniz diğer kişileri arayarak etkinliğinizi hatırlatmaları ve kayıt olmaları için son bir şans vermeleri mümkündür. Mümkün olduğunca ulaşamadığınız kişilere bir mesaj bırakın ve katılmayı planlıyorlarsa en kısa sürede sizi aramalarını söyleyin.
Bir oturum açma sayfası ve ad etiketleri oluşturun. Seminer katılımcılarının diğer insanlarla tanışıp adlarını ve nereden geldiklerini hemen görebilmeleri çok hoş. İnsanların kendilerini yeni insanlarla tanıştırırken duydukları rahatsız edici duyguların bir kısmını ortadan kaldırır. Katılımcılar için sürekli bir eğitim kredisi sunmayı planlıyorsanız veya seminerden sonra katılımcılarınızla bağlantıda kalmak istiyorsanız, oturum açma sayfası yararlı olacaktır. İsimlerini, adreslerini, telefon numaralarını ve e-posta adreslerini sorabilirsiniz. Sizden daha fazla iletişim almak istemediklerini kontrol edebilecekleri bir kutu sunmak akıllıca olacaktır.
Her tablo ayarı için paketler oluşturun. İşletmenizle ilgili broşürleri ve diğer tanıtım materyallerini dahil etmek isteyebilirsiniz. Ayrıca katılımcılarınızın yazması için bir şeyler ve yazmaları için bir kalem de sağlamak istersiniz. İşletme logonuz açık olarak bu öğelere sahip değilseniz, etkinliğinizi gerçekleştirdiğiniz mekanda, sağlamaktan mutluluk duyacakları kalemler ve pedler bulunabilir.
Etkinliğinizden birkaç gün önce mekanınızdaki irtibat kişisiyle ayrıntıları onaylayın. Yiyecek ve içecek servisi yapıyorsanız, yemek tedarikçinize son bir kafa sayımını da onaylamanız gerekir. Tabak, peçete veya bardak gibi kağıt ürünleri tedarik etmelerine ihtiyaç duyacağınızı, tedarikçinize bildirin. Gerekli ödeme düzenlemelerini yapın. Bazı yerler ve hazır yemek yapanlar için önceden ödeme yapılması gerekirken, diğerleri etkinliğiniz günü para toplamaktan mutluluk duyacaktır.
Etkinliğinizden bir gün veya sabah önce mekanınızı kurun. Salon personelinizin odanızın istediğiniz şekilde ayarlanmış olduğundan emin olmak isteyeceksiniz. Ayrıca konuklarınızı gelmeden önce paketlerinizi ve diğer malzemelerinizi her yer ayarında yerleştirmek isteyeceksiniz. Odanın etrafında yürüyün ve herkesin odanızın önündeki görüşünüzü veya konuşmacıyı net şekilde görmesini sağlayın.
İlk misafirlerin etkinlik gününüze gelmeye başlayacağı zaman kendiniz veya şirketinizden bir temsilci bulunmasını planlayın. İnsanları selamlamak ve onları oturum açma sayfasına, tuvaletlerin konumuna ve içeceklere yönlendirmek isteyeceksiniz.
İpuçları
-
Seminerinizi planlarken mümkün olduğunca düzenli kalmaya çalışın. Küçük detaylar sizi boğmaya eğilimli olabilir ve olaya ne kadar organize olursanız, büyük gün o kadar sorunsuz çalışır.
Uyarı
Seminerinizde, etkinlik gününü göstermeyen bir koltuk ayırmış olan bazı katılımcılara her zaman sahip olacaksınız. Acil durumlar ortaya çıkar veya bazı kişilerin gerçekte gelmesini engelleyen başka problemler ortaya çıkar. Canını sıkmasına izin verme. Muhtemelen, son dakikada ortaya çıkan ve hala katılıp katılamayacaklarını soran bir ya da iki kişi olacak.
