Bir selamlama bir mektupta tebriktir. Alıcıya nasıl hitap edersiniz ve mesajdaki içeriğin geri kalan kısmının tonunu ayarlar. Günümüzde iş dünyasında, çoğu yazışma e-posta yoluyla yapılır. Bununla birlikte, postalar hala bazı endüstrilerde ve belirli işletme belgeleriyle kullanılmaktadır. Her iki durumda da, mektuba alıcıya saygı göstermek ve onu iletişimin başlangıcında meşgul etmek için doğru selamı kullanmak önemlidir.
İpuçları
-
İş mektuplarına uygun selamlama, basılı veya e-postada mı olduğuna ve iletilen iletinin yapısına bağlı olarak belgenin tonuna bağlıdır.
Bir iş mektubu tebrik nasıl seçilir
İş mektubunuzda hangi selamlamanın kullanılacağına karar vermek birkaç faktöre bağlıdır. İlk önce, tartışmakta olduğunuz konunun doğasını anlayın. Resmi bir ton mu yoksa resmi olmayan bir ton mu gerektiriyor? Örneğin, bir şirkette bir işe başvurmak resmi bir ticari işlemdir ve resmi bir selamlama içeren bir iş mektubu gerektirir. Öte yandan, öğle yemeğinde ne zaman buluşacağınız hakkında bir meslektaşınıza e-posta göndermek resmi bir selamlama gerektirmez. Benzer şekilde, daha önce konuşmadığınız bir müşteriye hitap etmek, düzenli olarak iş yaptığınız bir partnerle konuşmaya kıyasla daha resmi bir ton gerektirebilir.
Kullanılacak olan selamlamaya karar verirken göz önünde bulundurulması gereken bir diğer faktör, tüm mesajın tonudur. Selamlama, alıcının okuduğu iş mektubunun ilk kısmıdır, bu nedenle esas olarak tüm mesajın tonunu ayarlar. İletmek istediğiniz tonu temel alarak selamınızı dikkatlice seçin. Ayrıca, kullandığınız selamlama, alıcı hakkında bildiklerinize ve bilmediklerinize bağlı olacaktır. Kişinin adını, cinsiyetini, mesleğini ve kimlik bilgilerini bilmek, selamlama seçiminde rol oynar.
İş Mektubunun Formatını Düşünmek
Kullandığınız selamlama ayrıca mektubunuzun formatına da bağlı olabilir. Örneğin, mesajınızı postayla mı, e-postayla mı göndereceğiniz, seçtiğiniz selamlamayı etkileyebilir. Ek olarak, harf türü de kullandığınız selamı belirleyecektir. Örneğin, posta yoluyla gönderilen bir iş teklifi tanıtım mektubu, e-postayla dahili bir listeye gönderilen şirket genelindeki bir nottan çok daha resmi bir karşılama içerebilir. Ayrıca, işletme mektubunuzu bir kişiye mi yoksa birden fazla kişiye mi gönderdiğinizi dikkate almanız gerekecek, çünkü seçtiğiniz selamlamayı etkileyecektir.
İş Mektubu Alıcısı
İş mektubunuza başlamadan önce, mesajı kime gönderdiğinizi öğrenin. Bir bireye yazıyorsanız, tam adını doğru yazımla bilmek önemlidir. Alıcının Alex veya Pat gibi cinsiyetten bağımsız bir adı varsa, organizasyonu aramak ve cinsiyeti bulmak sizi gelecekteki potansiyel utançtan kurtarabilir. Kişinin cinsiyetini bilmiyorsanız, nezaket makalesini selamlamanıza bırakabilirsiniz.
İş mektubunuz, alıcının zaten göndermiş olduğu bir mesaja yanıt veriyorsa, adlarını nasıl imzaladıklarına dikkat edin. Eğer onların tam adı Cassandra ise ve "Cass" harflerini imzaladılarsa, ona "Cass" olarak hitap etme eğiliminde olabilirsin. Bu, ilişkinizin niteliğine ve yazdığınız belgeye bağlı olacaktır. Öncelikle davet edilmeden birinin adını kısaltmayın.
Cinsiyete Özel Başlıkları Kullanma
Bazı durumlarda, selamlamanızın bir parçası olarak cinsiyete özgü bir başlık kullanmayı seçebilirsiniz. “Bay” bir erkek için kullanılır ve soyadının önünde bulunur - “Bay Smith, ”örneğin. Evli bir kadın için, soyadından önce “Mrs.” kullanın. Evlenmemiş bir kadın için “Bayan” ı kullanabilirsiniz. Medeni halini bilmeden bir kadına yazarken, “Bayan Smith” te olduğu gibi “Bayan” ı kullanabilirsiniz.
Cinsiyete özgü bir başlık kullanmaya karar vermeden önce, dilinizin kapsayıcı olup olmadığını düşünün. Bazı insanlar erkek veya kadın olarak tanımlayamayabilir veya karşı cins olarak tanımlanabilir. Durumu bilmiyorsanız veya emin değilseniz, cinsiyete özgü dili tamamen yazışmalarınızda bırakmayı seçebilirsiniz.
Resmi Selamlamalar
İşletmelerde en yaygın resmi selamlama “Sevgili” dir. Bu selamlamayı çeşitli şekillerde kullanabilirsiniz:
- Sayın Bay Smith
- Sevgili John / Jane
- Sayın Bayan demirci
- Sevgili John Smith
Alıcının adını nasıl ele aldığınız, iş mektubunun formalitesine ve onunla olan ilişkinize bağlı olacaktır. “Sevgili” hem basılı hem de e-posta iş mektuplarında kullanılabilir, “Kime” selamı gibi “Merhaba” başka bir resmi selamlamadır. Ancak, bu genellikle posta göndermek yerine e-postada kullanılır.
Gayri Selamlamalar
Daha az resmi tebrik iş ortamlarında kullanılabilir. Ancak, kabul edilebilir olup olmadıkları, kuruluşun kültürüne, mektubun alıcısına ve mesajın niteliğine bağlı olacaktır.
Resmi bir hiyerarşi ya da birbirlerini iyi tanıyan bir avuç çalışanı olmayan küçük işletmelerin olmadığı organizasyonlarda, resmi selamlamalara ihtiyaç duyulmayabilir. Genel olarak, aşina olduğunuz meslektaşlarınız veya ortaklarınızla yaptığınız iç yazışmalarda, özellikle e-posta üzerinden iletişim kurarken “Hi John” veya “Hey Jane” kullanmak kabul edilebilir.
Örgüt kültürü gayrı resmi olsa bile, yeni bir müşteriyle veya paydaşla konuşurken veya bir iş başvurusunda olduğu gibi resmi bir selamlamanın gerekli olduğu bazı durumlar olabileceğini unutmayın.
Bilinmeyen Bir Alıcının Selamları
Bazen bir iş mektubu yazarken, alıcının adını bilmiyor olabilirsiniz. Bu durumda, iş mektubunuza kimlerin bakabileceğini bulmak için vaktinden önce kuruluşu aramaya çalışın ve notunuzu buna göre ele alın. Bu bilgileri bulabilecek misiniz öğrenmek için bir şirketin web sitesini de kontrol edebilirsiniz. Alıcının adını bulamıyorsanız, iş mektubunuzu aşağıdaki gibi genel selamlamalarla adresleyebilirsiniz:
- sevgili Bay veya Bayan
- İlgili makama
- İşe Alma Müdürüne
Çoklu Alıcılar İçin Selamlama
İş mektubunuzun birden fazla alıcısıyla ilgilenirken, selamlamayı, “Sevgili Jane ve John” veya “Bay ve Bayan Smith'e” gibi birden fazla isim içerecek şekilde düzenleyin. Listelenecek ikiden fazla isim varsa, adları tamamen bırakmayı ve aşağıdakiler gibi genel bir karşılama mesajı kullanmayı seçin:
- Sevgili takım
- Herkese selam
- İnsan Kaynakları Departmanına
- Sevgili Blue-Sky Corporation
Belirli Başlıklar İçin Yönergeler
Bir kişinin mesleği veya eğitimi, mektubun formalitesine bağlı olarak, iş tebrikinizde onlara belirli bir şekilde hitap etmenizi gerektirebilir. Genel olarak, din adamları, tıp uzmanları, akademisyenler, askeri personel ve seçilmiş görevliler için geçerlidir.
Örneğin, tıp diplomasına sahip birine yazı yazıyorsanız, soyadı adından önce “Dr. Smith. ”Bir profesöre, hakime, hahama, imam veya papaza yazarken, soyadının tam adını“ Dear Pastor Smith ”gibi yazınız. Asker üyelerine yazarken, onların tam derecesini kullanmanız uygundur. “Sevgili Teğmen General Smith” veya “Hello Captain Smith” te olduğu gibi selamlamada soyadı
İş Mektubu İçinde Bir Selamlama Biçimlendirme
Mektubunuzu biçimlendirirken, selamlamanızdan sonra bir iki nokta veya virgül ekleyebilirsiniz. Kolon daha resmi bir seçimdir, virgül gayri resmi yazışmalarda kullanılır. Mektubunuzun ilk paragrafı, bir sonraki satırdaki selamlamanın ardından başlar, örneğin:
Sevgili John, İlk paragraf
