Bir toplantı planlayıcısının işi, bir konuşmacı konferansının planlanması ve düzenlenmesiyle ilgili ayrıntı sayısı göz önüne alındığında göz korkutucu olabilir, ancak çoklu görev zorluğunun tadını çıkarırsanız ve hokkabazlık ayrıntılarında usta olarak biliniyorsanız, iş.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Ana kontrol listesi
-
Konuşmacı sözleşmeleri
-
mekan
-
Acil yedekleme planı
Konuşmacı konferansınızı en az bir yıl önceden planlamaya başlayın; misafir konuşmacı olarak öne sürmeyi düşündüğünüz kişiler, takvimleri yıllarını önceden dolduran yüksek profilli erkekler ve kadınlarsa. Konferansa konuşmacıları getirmek için yapılması gereken her görevi ve olayı sahneye çıkarmak için alınması gereken malzeme, ekipman ve hükümleri ayrıntılandıran bir ana kontrol listesi oluşturun.
Havaalanlarının, toplu taşıma araçlarının, otellerin, restoranların ve diğer olanakların yakınında elverişli bir konuma sahip bir konferans mekanı için rezervasyon yaptırın. Avukatınızdan standart bir konuşma sözleşmesi hazırlamasını isteyin, böylece etkinliğe katılmak ve katılmak için her konuşmacı ile yasal olarak bağlayıcı bir anlaşmanız olsun.
Konferans gündeminizde çalışın, böylece konuşmacılar kasıtlı olarak programlanacak. Açılış konuşmasını ve final alanlarını ele almak için en dinamik konuşmacıları atayın, böylece katılımcılar ilkinin sözleriyle heyecanlanır ve sonuncusunun sözlerinden ilham alır. Zamanınızın sınırlarını belirleyen konuşmacılar arasına bakın ve soru sormaya zaman ayırmanın önemini etkileyin.
Sarf malzemesi sipariş edin, kayıt tablolarını düzenleyin, ekipman kiralama, tabela, rozet ve kredi kartı / nakit makbuz sistemi için önceden bilet almamış olanlar için sipariş verin Konferans konuşmacılarına, katılımcıların ulaşım planları yapmalarını sağlamak için çok fazla zaman tanımak için tarihten birkaç ay önce bir onaylama programı gönderin. Kuruluşunuzun uçak bileti geri ödemeleri, önceden rezervasyon yapılmış lojmanlar veya harcırah başına harcama limitleri gibi sorumluluklarını doğrulayın ve konuşmacıların ziyaretlerinin bir parçası olarak davet edildikleri bir sosyal etkinlik listesi aldığından emin olun.
Yıkıcı olasılıkları kapsayan bir yedekleme planı tasarlayın: bir konuşmacının ölümü veya yaralanması veya son dakika mekanı değişikliği. Her konuşmacının ev sahibi olarak hareket etmek için gönüllüleri görevlendirin ve ulaşım ev sahibinin sorumlulukları arasında değilse, konuşmacıları sürmek için limuzin veya taksi hizmetleri ayırın. Hoparlörler için atıştırmalıklar ve su vakası siparişi vermek gibi son dakika görevlerini tamamlayın.
Son önkoşul günlerinde dayanma gücünüzü toplayın - görsel-işitsel yardımlar kaybolacaksa, otel odası karmaşası oluşacak ve uçaklar gecikecekse, bu durum işlerin kontrolden çıktığı zaman olma eğilimindedir. Sizinle ilgili fikirlerinizi tutun ve ana kontrol listenize güvenebilirsiniz. Konferans sonrası yazılı konuşmacılara teşekkür notları yazdıktan sonra kendinize bir iyilik yapın ve tatil yapın. Kazandın.
