Gümrükler ve Sınır Devriyesi, silah ve teröristleri Amerika'dan uzak tutmak misyonuyla görevli İç Güvenlik Bakanlığı'nın bir koludur. Ayrıca, yasaklanmış ve kısıtlanmış eşyaların ülkeye getirilmesiyle ilgili yasaları uygulamaktan sorumludurlar. Hong Kong’taki teyzenizin, düğününüz için size gönderilmesinin yasak olduğunu belirten bir bildirime cevap olarak, gümrüklere yazıyor olabilirsiniz. Gümrük ile iletişim kurmanın diğer nedenleri arasında evcil hayvanınızı sınır dışına götürmek veya ilaç almak istemekle ilgili sorular yer almaktadır, çünkü İnternet'te yerel eczanenizden daha ucuzdur. Gümrük mektubunuzun sebebi ne olursa olsun, uygun iş mektubu formatına uyması gerekir.
Size en yakın Gümrük ve Sınır Devriyesi ofisine telefon edin ve mektubunuzu kime yöneltmeniz gerektiğini öğrenin. Mesela, Gana'ya yaptığınız yolculuktan Afrikalı bir daveti geri getirip getiremeyeceğinizi bilmek istiyorsanız, o bölümden kimin sorumlu olduğunu sorun. Kişinin adını ve unvanını not edin.
Bir iş mektubunun düzenini takip edin: iade adresi, tarih, adresin içinde, selamlama, harfin gövdesi ve kapanış Girintiden ziyade, mektubun her kısmı arasında iki boşluk bırakın.
Mümkünse antetli kağıda yazın, çünkü gümrük mektubunuz daha resmi görünecektir. Bununla birlikte, antetli kağıdınız yoksa, adresinizi sol üst köşeye yazın. İki boşluk bırakın, ardından tarihi yazın.
İç adresini girin. Bu, zarfın üzerindeki aynı adres. İçindeki adres, arkadaşça değil, iş mektubu olduğunu gösterir.
Bir selamlama ile başlayın. Memurun adını “Sevgili” yazın ve virgül ile izleyin. “Sevgili Memur Jones”.
Konuyu çöz ve gümrük memuruna neden yazdığını anlat. “Japonya'dan araba ithal etmenin kuralları ve kısıtlamaları hakkında bilgi edinmek için yazıyorum.”
Paragraflarınızı ve cümlelerinizi kısa tutun ve konuya bağlı kalın. Yeni bir fikir başlatırsanız yeni bir paragraf başlatın ve iki boşluk bırakmayı unutmayın. Eski cümleleri kullanmaktan kaçının ve küçüklerin de aynısını yapacağı zaman büyük bir kelime kullanmayın. Profesyonel bir tonda yazın.
Hangi işlemi yapmayı istediğinizi veya ne yapmak istediğinizi belirtin. Bir eşyayı toplama konusunda bir gümrük bildirimi hakkında yazarken, örneğin, “Lütfen şu anda şehir dışında olduğum gibi, gelecek hafta Romanya’dan paketi alamayacağımı bildir.
Mektubu "Saygılarımızla" ile bitirin ve ardından virgül geldiğini unutmayın. İmzanız için bir boşluk bırakın ve sonra adınızı yazın.
Mektubunuzu bir saat kadar gümrükte bırakın. Mektubunuzu yeniden okuyun ve yazım, dilbilgisi veya yazım hatalarını düzeltin.
İpuçları
-
“Baskı önizleme” ye gidin ve harfin uygun şekilde yerleştirildiğinden emin olun. Üstte birikmişse, sayfa üzerinde düzgün şekilde ortalanması için bazı boşluklar ekleyin.
