Ödemesiz müşterilere tahsilat mektubu yazmak her işletme sahibinin kaçınılmaz bir görevidir. Borçlu olduğunuza ödeme yapma şansınızı artırmak için, kredi vermeden önce ayrıntılı bir ödeme politikası oluşturun ve geçmişe bağlı hesaplarda tahsil etmeye çalışırken, taktik ve profesyonellik kullanın.
Ödeme Politikası Oluştur
Bir müşterinin veya müşterinin ödemeyi ertelemesine, kredisini ödemesine veya ürün veya hizmetlerin teslimatından sonra ödemesine izin vermeden önce şartlarınızı belirleyen bir ödeme politikası geliştirin. Bu, bir faturanın düzenlenmesinden sonraki 10 gün veya 30 gün gibi vadesi geçmiş bir ödemeyi düşündüğünüz zaman detayları içermelidir. Ayrıca, ceza verilmesi ve gecikme ücreti verilmesi, hizmetlerin durdurulması veya yasal işlem yapılması gibi ödemelerin devam etmemesi durumunda ne olacağına ilişkin detayları içermelidir.
Özellikleri ele al
Tahsilat mektubunuzu hazırlamak için müşteri ile yapılan sözleşmenize bakınız. Siparişe, fatura numarasına, hizmet veya satın alma tarihine ve orijinal ödemenin yapılacağı tarihe bakın. Daha önce toplama girişimleri olmuşsa bunları da belirtin ve müşteriye cezalar içeren bir toplam verin. Örneğin, “1 Ekim’de 1.000 su şişesi siparişiniz verildi ve 3 Ekim’de bir ödeme tarihi olan 3 Ekim’de bir e-posta yoluyla 250 ABD Doları tutarında bir fatura verildi. Ödenmemiş bakiyenizi 275 $ yaparak hemen ödeyebilirsiniz. ”
Sempatik Olmak, Yine de Firma Olmak
Ödeme yapmayan bazı müşteriler faturalarından kaçarken, diğerleri ödeme tarihlerini unutmuş veya ciddi nakit akışı sorunları yaşamış olabilir. Müşterilere, savunma mektuplarını koymaktan kaçınmak için tahsilat mektubu yazarken şüphe avantajını verin. Örneğin, “Öngörülemeyen koşulların ortaya çıkabileceğini ve bu sorunu çözmek için sizinle birlikte çalışmaya kararlı olduğumuzu anlıyoruz.” Bu yaklaşım müşteriye hakaret etmiyor, ancak ödemenin şartlar ne olursa olsun yapılması gerektiğini açıkça belirtiyor.
Doğrulama Belgeleri Ekleme
Tahsilat mektubunuza, daha önce verilmiş faturaların, konuyla ilgili yazışmaların, imzalı bir sözleşmenin veya yazılı sözleşmenin bir kopyasını ve ödeme politikanızdan alıntıları ekleyin. Bakiye üzerinde müzakere veya kısmi ödemeler almaya istekliyseniz, teklifinizin spesifik şartlarını belirtin. Müşterinin soruları varsa ve kolay ödeme için ön ödemeli, kendi kendine adreslenmiş bir zarf içeriyorsa, aranacak bir numara sağlayın.
Avukat kullan
Geçmişte ödenmiş hesaplardan tahsil etme girişimleri verimli olmazsa, bir avukatın tahsilat mektubunu sizin adınıza göndermesini isteyebilirsiniz. Avukatınız, küçük tazminat mahkemesi, tahsilat kurumuna havale, kredi bildirimi veya diğer yasal işlemlerin tehditlerini önerebilir. Tahsilât çabalarınızı yasal bir uzmana dönüştürmek için harcayacağınız maliyetin faydasını müşteriden toplayabileceğiniz miktar ile kıyaslayın. Örneğin, 50 dolarlık bir tahsilat mektubu yazmak için bir avukat kullanmak maliyet açısından uygun olmayabilir, ancak 10.000 dolarlık bir hesaptan tahsilat için profesyonel yardım kullanmak neredeyse kesinlikle masrafa değer.
