Dünyanın dört bir yanında işletmeler iletişim, veri aktarımı ve işbirliği için e-posta kullanıyor. E-posta, iş verimliliğini artırmak ve veri güvenilirliğini artırmak için etkili bir araç olmuştur. Bununla birlikte, e-postanın kullanım kolaylığı ve azalan formalite, profesyonel olmayan iletişim ve veri aşırı yükü yaratabilir. İşletmeler için e-postanın kullanılması, bilgisayar ağınızı e-posta ekleri yoluyla gönderilen olası virüslere ve kötü amaçlı yazılımlara açmanın dezavantajı da vardır.
Azalan Yönetim Seviyeleri
İşletmenin her düzeyindeki çalışanlar, işletmedeki herkese e-posta gönderebilir. Mesaj gönderme kolaylığı, kurulan emir komuta zincirini atlar ve insan kaynakları ile ilgili konularda standart inceleme süreçlerini bozar. Bu kayıt dışılık, günlük personel sorunlarından ziyade yüksek seviyeli fırsatlara odaklanması gereken yöneticilerin de bozulmasına neden olabilir.
doğruluk
E-posta gönderme kolaylığı, bilgilerin doğruluğunu azaltabilir. Daha resmi olmayan bir araç olarak, gönderenler genellikle iletilere hızlı bir şekilde yanıt verir ve bilgileri gözden geçirmez. Çalışanlar ayrıca, doğruluğa bakmaksızın taleplere hızlı bir şekilde cevap verme konusunda baskı hissedebilirler. Hatalı bilgi içeren mesajlar gönderildiğinde, e-postanın diğer taraflara hızlı bir şekilde yayılması nedeniyle hatayı düzeltmek zor olabilir.
yarışma
E-posta iş rekabeti artırabilir. Müşteriler satış tekliflerini düşük fiyat talep eden rakiplere yönlendirebilirler. Daha düşük bir fiyat alırlarsa, bir rakiple birlikte gidebilir veya daha düşük bir fiyat talebinde bulunabilirler. E-posta ayrıca, müşterilerinizin düşük ücretler ve gelişmekte olan ülkelerdeki düşük yaşam maliyetleri nedeniyle düşük fiyatlarla hizmet veren açık deniz şirketleri ile çalışmasını kolaylaştırır.
Profesyonellik
E-posta, daha düşük bir profesyonellik düzeyine yol açabilir. Çalışanlar, mevcut ve potansiyel müşterilere profesyonelce görünmeyen e-postaları kullanırken iletişimde daha az resmi bir yaklaşım kullanma eğilimindedir. Metin ve renk değişiklikleriyle yaratıcı biçimlendirme, genç ve şirket profilinize uygun görünmeyebilir.
Artan İstihdam
E-posta çalışanların ihtiyacını artırabilir. Tüketici e-postalarına yanıt vermek için ek müşteri hizmetleri çalışanlarına ihtiyaç olabilir ve meşgul yöneticiler için e-posta iletişimlerini sıralamak ve yanıtlamak için daha fazla yönetici asistanına ihtiyaç duyulabilir.
Bilgi bombardımanı
E-posta alıcılarda kolayca bilgi yükü oluşturabilir. Kurum genelinde mesajların kopyalanmasının kolaylığı, çalışanları istenmeyen veya gereksiz bilgileri gözden geçirecek şekilde aşırı yükleyebilir. Bilgi yüklemesi üretkenliği azaltır.
Güvenlik
Hassas bilgilerin kolayca e-posta ile gönderilebileceği için veri güvenliğinin korunması zor olabilir. Bilgisayar sisteminin zarar görmesine ve veri kaybına neden olan e-posta ekleri aracılığıyla gönderilen virüsler bilgisayar ağlarını tehlikeye atabilir.
