Birçok işletme için envanter, şirketin sahip olduğu en büyük fiziksel varlığı temsil eder. Bu işletmeler envanterini üretimde ihtiyaç duyuncaya kadar veya müşteriye teslim etmek için depolarda depolar. Depo personeli envanter satıcılardan geldiğinde alım işlemini gerçekleştirir. Depo personeli ayrıca müşterilere sevkıyat tamamlanmış siparişlerini de yönetir. Depolar, stokların doğru bir şekilde kaydedilmesini ve güvende tutulmasını sağlamak için iç kontrollere güvenir.
Sıralı Numaralandırma
İç kontrol prosedürleri, tüm alıcı dokümanlar için ardışık numaralandırmayı, sevkiyat dokümanlarını ve depo transfer dokümantasyonunu içerir. Sıralı numaralandırma, her belge türünün bir numaralandırma sistemi içermesini ve her formun sırayla numaralandırılmasını gerektirir. Bu, deponun form numarasını kullanarak her bir bağımsız formu hesaba katmasına izin verir. Herhangi bir sayfa eksikse, depo personeli eksik olan numaraları baz alarak belirli sayfaları tanımlayabilir.
Video kameralar
Dahili kontrol prosedürleri ayrıca depodaki video kameraların kullanımını da içerir. Video kameralar depoda gerçekleşen tüm faaliyetleri ve envantere ilişkin tüm hareketleri izler. Envanter kaybolursa, şirket video kaydını inceler. İzinsiz envanter transferleri video kaydında görünür ve gerçek olayın kanıtını sunar.
Görevlerin ayrılığı
Depodaki iç kontrol prosedürleri aynı zamanda depo sorumluluklarının ayrılmasını da içerir. Depoda gerçekleşen her faaliyet, bireysel adımları tamamlamada birden fazla çalışan gerektirir. Örneğin, bir depo envanter aldığında, bir çalışan alınan miktarları ve ürünleri belgelerken bir diğeri bu bilgiyi bilgisayar sistemine girer. Üçüncü bir çalışan bu numaraları satıcıdan gelen paket fişiyle karşılaştırabilir.
Fiziksel Envanter Denetimi
Fiziksel envanter denetimi, yılda en az bir kez gerçekleştirilen bir iç kontrol prosedürünü temsil eder. Depo personeli, her bir stok kalemini fiziksel olarak sayarak her birinin gerçek miktarının kaydını tutar. Fiziksel envanter denetimi, envanteri anlatmak için depo dışı personelin getirilmesini içerir. Çalışanlar, ikinci envanter sayımını birinciyle karşılaştırır ve tutarsızlıkları tespit eder. Diğer bir çalışan grubu, son sayımı belirlemek için envanteri tutarsızlıklar ile ifade eder. Son stok miktarları belirlendikten sonra, sistem miktarları denetimden sayıma eşit olacak şekilde ayarlanır.
