Toplantının meslektaşlarınız veya rakiplerinizle yapılıp yapılmadığına bakılmaksızın, neyin tartışıldığını ve özellikle neyin karar verildiğini özetlemeniz ve en kısa zamanda yazılı olarak yapmanız önerilmektedir. İlgili parçaları, "Inc." Üzerindeki belgeler gibi bir işletme belgeleri kitaplığından birleştirebilirsiniz. Derginin web sitesi.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Toplantıdan gelen notlar veya diğer kayıtlar
-
Toplantıda başvurulan veya dağıtılan belgeler
Hangi kapasitelere ve toplantının amacına ilişkin kısa bir bildiriye katılan toplantının tarihini, saatini ve yerini arkadaşça ama net bir şekilde özetleyin. Örneğin, "Sevgili Mike: Dün sabahı benimle ve sanat departmanımızdan Steve'le geçirdiğiniz için, paketlemenizi yeniden tasarlama planlarını tartıştığınız için tekrar teşekkürler."
Toplantıda hangi belgelerin ve malzemelerin sunulduğunu ve bunlarla ilgili önemli tartışma öğelerini inceleyin: "Steve'in fikirlerini benim kadar sevdiğinize sevindim. Altıgen kartonun ürününüze dikkat çekmek için önemli bir değişiklik yapması konusunda anlaştık. gelecek yıl ekleyeceğiniz özellikler, ancak rafta yatay olarak uzanması, daha düz ve daha sabit olacak ve her iki ucu da bir daire yerine biraz dışbükey yapmamıza izin verecek. ürün."
Toplantıda kabul edilen tüm eylem maddeleri hakkında raporlar sağlayın: "Steve bugün yeni tasarım özelliklerine fabrikasyon birimimize sahip olmayı taahhüt etti ve yatay karton için bana hafta sonuna kadar yeni maliyet rakamları verebilmeliler. Steve ve eğer bu rakamlar, dik, yüksek köşeli karton için dün yaptığımız tahminlerin en az yüzde 20'sinin altında değilse, fabrikasyon simetrik ve sığması için daha az karmaşık olacağından, hem hayal kırıklığına uğrayacağım. Kemer tokasının basılmasının mı yoksa kabartılmasının mı ve metalik mürekkebin isteyip istemediğinize karar vermeden önce sizden karar."
Gelecek adımlar için tüm tarafların zaman çizelgelerini ayarlayın: "Bu kararları bugün veya yarın alabileceğinizi düşündüğünüzü not aldım. Bu, pazartesi günkü işe başlayabileceğimiz maliyet rakamları ile işe geri dönmemizi sağlayacak. bir sözleşmeyi resmileştirmek."
Mektubu, toplantının doğasına uygun bir şekilde samimi bir şekilde kapatın ve planladığınız diğer toplantılar için planlarınızı yeniden düzenleyin: "Sizinle her zaman bir zevk toplantısı. Salı günü takvimimde ofisinde öğle yemeği yedim. Steve'in üzerinde çalıştığı maketi getireceğim. Lütfen Jan'in gerçekten bize katılıp katlanmayacağını bana bildirin."
İpuçları
-
E-posta, en zamanında takip göndermenin bir yolu olarak iyidir, ancak özellikle toplantıda daha sonra sözleşmelerde ve satın almalarda resmileştirilecek birden fazla şirket ve mesele dahil edildiğinde, basılı kopyaları postalamak en iyisidir. Özet mektubunun kopyalarını toplantıya katılan veya isminde, görevinde veya bölümünde adı geçen herkese gönderin.
