Bir satın alma politikası yazmak, özellikle küçük bir şirkette zaman kaybı gibi görünebilir. Ancak tüm çalışanların anlayacağı resmi bir politikaya sahip olmak işletme paranızı akıllıca harcamanızı sağlar. Büyüdükçe, yazılı politikalar başarınız için kritik hale gelecektir. Satın alma politikanızı, aklınıza alacak olanlara yazın. Politikayı anlayamazlarsa veya süreç çok karmaşık veya hantal olursa, çalışanlar hüsrana uğrayacaklar ve işlerini yapmak için hata yapma veya kasıtlı olarak görmezden gelme olasılıkları daha fazla olacaktır.
Şirket adına kimin alışveriş yapma yetkisi olacağına karar verin. Satın alma yetkisi ile ilgili herhangi bir sınır belirleyin ve bu sınırlar boyunca alımları kimin onaylayacağını belirleyin.
Satıcı seçimi için kurallar yazınız. Teklif sürecinin nasıl çalışacağını ve her fırsat için kaç teklif alınması gerektiğini belirleyin. Alıcıların teklifleri değerlendirmek için kullanmaları gereken tüm kriterleri açıklayın. Kriterler fiyat, kalite, sigorta, satıcı operasyon süreleri ve daha fazlasını içerebilir.
Çalışanların sözleşmeye girebileceği koşulları belirtiniz. Sözleşme onay sürecini ana hatlarıyla belirtin ve sözleşme imzalanması için yetki verin. Bir maksimum sözleşme limiti ayarlayın. Düzenli servis sözleşmelerinin ne sıklıkla değerlendirileceğini şart koşun.
Satıcılardan hediye ve yemek kabul etme ile ilgili kuralları belirleyin. Bazı şirketler yemeklere izin verir ancak hediye vermezken, diğer şirketler belirli bir dolar değerine kadar hediyeler verir. Bazı şirketler grup hediyelerine izin verir, ancak kişisel hediyeler ve bazılarının tamamen hediye vermesini yasaklar.
Bir çıkar çatışması politikası taslağı hazırlayın. Bazı şirketler, çalışanların ilgilendikleri satıcılardan alım yapmasını yasaklar: diğerleri, yakın bir arkadaşının veya aile üyesinin ilgi duyduğu şirketlere yönelik yasağı uzatır. Yine de diğerleri böyle bir kısıtlama uygulamamaktadır.
Gizlilik kuralları oluşturun. Hangi tür bilgileri gizli tuttuğunuzu ve bu bilgilere sahip olan çalışanların bu bilgileri salıvermelerinin yasak olduğu bir zaman dönemi belirleyin.
Sipariş sisteminizi açıklayın. Satınalma siparişlerinin yazılması ve verilmesiyle ilgili talimatlar verin. Bilgisayar sisteminiz minimum stok seviyelerini belirlemenize izin veriyorsa ve bu seviyelere ulaşıldığında satın alma konusunda sizi uyarıyorsa, bunun nasıl yapılacağını açıklayın. İşletmeniz barkod veya başka bir bilgisayar sistemi kullanarak mal depolarsa, mevcut ürünlerin değiştirilmesi ve yenilerinin kurulmasıyla ilgili talimatlar verin.
Personel almak gibi diğer çalışanların, satın alma temsilcilerini eksik, hasarlı veya yanlış gönderilerin farkına varması için kullanacakları politikayı belgeleyin.
İpuçları
-
İmzalamadan önce bir avukatın herhangi bir sözleşme belgesini incelemesini isteyebilirsiniz.
Logo kağıdına politika yazdırın.
Uyarı
Halka açık şirketler genellikle katı çıkar çatışması politikalarına sahiptir. Bir kamu şirketi için satın alma politikası yazıyorsanız bir avukata danışın.
