Her işletme, günlük ticari işlemlerden kaynaklanan finansal verileri kaydetme, organize etme ve analiz etme yöntemine sahip olmalıdır. Çoğu durumda, işletmeler ve şirketler, belirli bir defter tutma ve muhasebe sistemi gerektiren Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine uymalıdır. Bununla birlikte, daha küçük işletmeler, vergilere hazırlanmak ve kazancı takip etmek için muhasebe tutmanın temel unsurlarına da ihtiyaç duyarlar. Defter tutma sistemleri, fiziksel kitaplar kullanılarak veya bilgileri düzenlemek ve sürdürmek için muhasebe yazılımı programları kullanılarak elle ayarlanabilir.
Dergiler
Defter tutma sisteminde, dergiler bir işlem hakkında eksiksiz bilgi bulabileceğiniz ilk yer. Çift girişli muhasebe sistemi kullanan birçok işletme tarafından kullanılan genel dergi, işlemler gerçekleştikçe her bir hesabın borç ve alacak tutarlarını kaydeder. İşlemin kısa bir açıklamasını da listeleyebilir. Bazı işletmeler, her biri belirli bir işlem türünü kaydetmek için özel dergilere sahip olabilir. Örneğin, hem yatırılan hem de yazılan ve harcanan ve yatırılan çekleri kaydeden bir nakit ödeme ve nakit makbuz günlüğünüz olabilir.Diğer dergilerde bordro günlüğü, ödenecek hesaplar ve alınacak hesaplar yer almaktadır.
Defterler
Muhasebe defterleri, işlemleri hesaba ve bunun işletme üzerindeki etkisine göre gruplandırır. Defterdeki kategoriler varlıkları, borçları, giderleri ve geliri içerebilir. Her kategori bu tür hesapların her biri için bölümler içerir (örneğin gider hesapları). Düzenli olarak, işletme dergilerinden gelen işlemler defterlere kaydedilir veya kaydedilir. Temel bir defter sistemi, her biri borç ve alacaklar için iki sütuna sahip bir "T-hesapları" koleksiyonuna sahiptir. Ancak, hesabın akan bakiyesi gibi diğer bilgileri kaydetmek için üç veya dört sütunlu muhasebe sistemleri kullanılabilir.
Çalışma Sayfaları
Çalışma sayfaları, muhasebeciye veya muhasebeciye verileri analiz etme ve muhasebe tablolarının, dergilerin ve finansal tabloların hazırlanmasında kullanılan diğer kayıtların doğruluğunu test etme yolu sunar. Bu tür bir çalışma sayfası, deneme bakiyesi, defterdeki tüm hesapların bakiyelerini listeler, hesaplara girişleri kaydeder ve geçici hesapları kapatır. "Dengeli" olduğunda borç bakiyeleri alacakları eşitlemelidir, aksi takdirde defter düzeltilmesi gereken bir hata içerir. Diğer çalışma sayfaları, analiz ve uzlaşma çalışma sayfalarını içerir. Analiz çalışma sayfaları, belirli bir hesabın bakiyesini analiz eder. Mutabakat çalışma sayfaları, defter hesabına kaydettiğiniz nakit miktarı ve banka hesap özetinin gösterdiği tutar gibi iki veya daha fazla bilinen tutar arasındaki farkları uzlaştırır.
Finansal Tablolar
Finansal tablolar, bir şirketin finansal durumu hakkındaki temel bilgileri dış taraflara iletir. Defter tutma sistemlerinin çoğu dört ana finansal tablo kullanır. Bilanço, bir şirketin belirli bir tarihte finansal durumu hakkında, varlıklarının, yükümlülüklerinin ve özkaynaklarının ayrıntılarını listeleyen bir anlık görüntü verir. Gelir tablosunun amacı, işletmenin belirli bir süre için net kazançlarını göstermektir. Nakit akışı tabloları, bir işletmenin ticari faaliyetleri, yatırım ve finansman faaliyetleri ile ilgili olarak bir süre için nakitteki artış ve azalışları göstermektedir. Son olarak, hissedarın veya mal sahibinin özkaynak detaylarında, şirketin geçmiş yıl karlarında, net kar gibi kalemlerde listelenmesi ve pay sahiplerine ödenen kar payları üzerinde değişiklik yapılması.
