Bir muhasebe sistemi oluştururken, işletmeler ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar iç kontrol için bir çerçeve oluşturmalıdır. İç kontrol süreci, sistemin iyi çalıştığını ve katılan tüm çalışanların beklendiği gibi performans göstermesini sağlamaya yardımcı olur. Böyle önemli bir iş işlevine sahip olmak, hata olasılığını azaltarak ve kuruluşun varlıklarını koruyarak makul güvence sağlar. Önemleri nedeniyle şirketler, iç kontrolün temel ilkelerini göz önünde bulundururlar.
Sorumluluklar
Şirketler açıkça sorumluluklar vermelidir. Bireylere özel sorumluluklar vermek, iç kontrolünü sürdürmedeki rollerinin ne olduğunu anlamalarını sağlar. Bir iç kontrol sorumluluğu tutarlı bir şekilde gözden kaçırılırsa, etkili bir iç kontrol sistemi kimin atanmış bir görevi yerine getirmediğini açıkça belirtir.
Kayıt tutma
Bellek, özellikle büyük miktarlarda bilgi veya işlemle uğraşırken yanılmaz bir araç değildir. Doğru kayıt tutma prosedürlerine sahip olmak, şirketlerin elinizde işlemlerin doğru bir şekilde yapılmasını sağlar. Bu geçmiş veriler, bir sorun tespit edilirse veya açıklama gerekliyse şirketin daha sonra başvurmasını sağlar.
Sigorta ve Bono
Maalesef, en iyi iç kontrol sistemi bile bir varlığın kaybını önleyemez. Varlıkların sigortalanması ve çalışanların bağlanması yoluyla bir kuruluş, bir varlığın çalınması veya başka bir şekilde yanlış tahsis edilmesi durumunda bir varlığın değeri için geri ödeneceğinden emin olabilir.
Varlık Kayıtları ve Saklama
Bir iç kontrol sisteminde, nakit ve diğer varlıklara fiziksel olarak erişimi olan kişiler, o varlık ile ilgili kayıtları tutanlar ile aynı değildir. Örneğin, küçük kasa kayıtlarını tutmaktan sorumlu olan kişi, küçük kasa kutusunun anahtarı olan kişiyle aynıysa, o kişinin küçük kasa kayıtlarını tahrif ederken nakit olarak kendilerine yardım etmesi kolay olacaktır. Varlık kayıtlarını tutan kişi, takip ettiği varlığa fiziksel olarak erişememelidir.
İlişkili İşlemlerden Sorumluluk
Bazen, tek bir işlemi tamamlamak için birkaç görev tamamlanmalıdır. Bu durumda, farklı çalışanların her birinin işlemi oluşturan ayrı görevleri gerçekleştirmesi önemlidir. Bu, herhangi bir hatanın veya hileli eylemin keşfedilme olasılığını artırarak, görevi tamamlamak için birden fazla kişinin yer almasını sağlar.
Teknolojik Kontroller
Hırsız alarmları, elektronik tuş takımları ve diğer teknoloji tabanlı güvenlik özellikleri kuruluşların varlıkları korumalarına yardımcı olabilir. Teknoloji çoğu zaman insanların yapamayacağı bir yere gidebilir ve fazladan ödeme veya mola vermek zorunda kalmadan günde 24 saat iş başında kalabilir. Akıllı şirketler iç kontrol sistemlerini uygun ve uygun maliyetli teknolojiyle güçlendirmektedir.
Bağımsız inceleme
Şirketler iç kontrol sistemlerini düzenli olarak gözden geçirmelidir. Bu, kontrol edilen işlerin hiçbirini yapmayan bir kişi tarafından yapılmalıdır. Bağımsız bir değerlendirici, iç kontrol süreci boyunca yapılan çalışmaları nesnel olarak rapor edebilir ve hataları kapsayacak veya kontrol prosedürleri konusunda aşırı iyimser olmaya gerek kalmaz.
