Toplantılardaki hareketleri kaydetmek, herhangi bir organizasyonu yönetme sürecinin önemli bir parçasıdır. Görev can sıkıcı olabilir ama çok önemli. Toplantı sekreteri, söylenen her şeyi kaydetmenin önemli olmadığını, sadece toplantıda ne yapıldığını veya karar verildiğini kabul etmekle ilgilidir. Hareketler özellikle önemlidir, çünkü daha sonraki eylemler için sağlam bir temel sağlarlar ve toplantıya katılan insanların bile tam olarak ne yapmayı kabul ettiklerini hatırlamak için geri dönüp dakikalara danışmaları gerekebilir.
Toplantıyla ilgili temel verileri, özellikle de katılımcıların tarihlerini ve adlarını kaydedin. Eksik olanlara ve komitenin bu üyelerini temsil eden vekaleten oy kullanma yetkisi olan birinin varlığına dikkat edin.
Bir önceki toplantının tutanaklarının teyidi, açılış mesajı (mesajı içeri alanın değil, mesajın içeriğini not edin) gibi unsurları içerebilecek komitenin ardından standart prosedürleri kaydedin. Ayrıca bunun düzenli olarak planlanmış bir toplantı mı, yoksa acil durum bütçesi toplantısı gibi olağandışı bir amaç için toplanmış özel bir oturum olup olmadığını da unutmayın.
"HAREKET" kelimesini büyük harflerle yazarak veya altını çizerek hareketin başlangıcını vurgulayın, ardından hareketi öneren kişinin adı (örneğin, "Albay Hardal tarafından" HAREKET ").
Hareketi belirtildiği gibi kesin olarak kaydedin. Hareket italik olarak gösterilebilir. Oylamadan önce hareketin tam olarak ifade edildiğine dair bir tartışma varsa, tartışmayı kaydetmeyin, sadece hareketin son halinin kesin dilini sunun (örneğin, "Albay Hardal tarafından HAREKET: Komite karar verir. Bay Green'i şamdanla tehdit ettiği için resmen sansürlemek Profesör Plum. ")
Oylama sonuçlarını kaydedin. Komiteler, komitedeki herkesin nasıl oy verdiğini (evet, hayır, kaçınılması), bireysel karar vermeden sayıları (5'ten 3'e geçti) veya sadece sonucu (geçtiğini) kaydetmeyi seçebilir.
