Bir komitedeyseniz ve toplantınızı tartışmak için bir rapor oluşturmanız gerekiyorsa, toplantıya hazır olduğunuzdan emin olmak ve bir komite raporu yazmanın temellerini anlamak önemlidir. Birkaç adım atmanız sizi baştan sona götürebilir ve komitenizin ilerlemesini izleyen bireye veya gruba vermeye hazır tam bir raporunuz olacaktır.
Komite toplantınıza bir kalem, kağıt veya bir dizüstü bilgisayar getirin. Başlıklar ve toplantının uzunluğu da dahil olmak üzere tarih, saat, katılımcıların kaydını tutun. Gündemdeki konuları ve belirli bir zaman olmadan tartışılmış olabilecekleri yazın. Toplantı sırasında gerçekleşen nedeni, neden ve diğer önemli bilgileri kimlerin hemfikir olduğuna, hemfikir olmadığını not alın. Bir komite konusu kararlaştırılmadıysa ve komite tartışmayı bir sonraki toplantıya kadar tartışmaya karar verdiyse, bunu not aldığınızdan ve komitenin konuyla tekrar ne zaman görüşeceği konusunda not aldığınızdan emin olun.
Tüm bilgileri organize bir biçimde vererek toplantıyı daha ayrıntılı olarak inceleyen notlarınızdan bir rapor geliştirin. Tarihi, saati, toplantı süresini ve kimlerin katıldığını içeren bir kapak sayfasıyla başlamak isteyebilirsiniz.
Komite toplantısının ilk konusunun yanı sıra, neyin tartışıldığı ve neyin karar verildiğine dair ayrıntılı bilgi ile birlikte, komitenin oyları hakkında bilgiler yazarak devam edin. Her konuyu inceleyin ve aynısını yapın. Komite türüne ve toplantı nedenine bağlı olarak, bir eylemin takip edilmemesi veya bir eylemin belirlenmemesi halinde potansiyel risk faktörlerini dahil etmek isteyebilirsiniz. Komitenin tekrar ne zaman toplanacağını yazın. Raporu alacak olanların listesini listenin altına yazın.
Belgenin noktalama işaretlerinden ve dilbilgisi hatalarından arınmış olduğundan emin olmak için raporu okuyun. İçeriğin doğru olduğundan emin olmak için komite raporunu kontrol edin ve notlarınızı tekrar kontrol edin. Toplantı raporunu tamamlamadan önce dokümanı gerektiği gibi değiştirin.
Gerekirse, katılımcılara ve ayrıca yönetim kuruluna, diğer komitelere, yöneticilere veya diğer üyelere kopyalar hazırlayın ve rapor verin.
İpuçları
-
Toplantıyı kaydetmeyi tercih ediyorsanız, toplantıyı bantlamadan önce her bir komite üyesinin izninin olduğundan emin olun.
Uyarı
Doldurmamak için konuyla ilgili raporda yer alan bilgileri koymaktan kaçının ve gerçeklere bağlı kalın. Örneğin, eğer bir komite çocuklarından biri hakkında konuşmaya başlarsa, örneğin, çocuklar için bir okuma programı gibi, komitenin yaptığı bazı işlerle ilgili değilse, bunu dahil etmeyin.
