İşletme politikalarını yorumlamak genellikle bürokratik dilde yazılmış şirket prosedürlerini zaten tahriş olmuş ve üzülmüş müşterilere açıklamayı içerir. Hayal kırıklıklarını kabul ederek ve müşteriden devam etmek için neyin gerekli olduğunu açıklamak için düz ve sıradan bir dil kullanarak, müşteri hizmetleri temsilcileri zorlu bir durumu yayabilir, başarılı bir işlem yapma fırsatını en üst seviyeye çıkarabilir ve broşürler, web sitesi bağlantıları gibi diğer bilgilere işaretçiler sağlayabilir ve yardım ve destek için diğer telefon numaraları.
Uzun vadede müşterilere gerçekten yardımcı olan ticari işlemlerin düzenlenmesine nasıl yardımcı olduğunu açıklayarak iş politikasını destekleyin. Önceki politikalarda yapılan değişikliklerin neden uzun vadeli kazançlar açısından mevcut politikayı daha avantajlı kıldığına dair ayrıntılı bilgi verin. İş uygulamalarının uygulanmasını pekiştiren yasaları, yürütülen çalışmaları, elde edilen müşteri geri bildirimlerini veya geleneksel iş uygulamalarını belirtin.
Müşterileri herhangi bir iş politikasının yorumuna dahil edin. Kuralların işlerini nasıl etkilediği hakkında samimi geribildirim isteyin. Örneğin, Qualtrics, Zoomerang veya SurveyMonkey gibi ücretsiz yazılım uygulamalarını kullanarak çevrimiçi anketlerle giriş yapın. Bulgularınızı, müşterilerinizin geri bildirimlerini ciddiye aldığınızı ve önerilerini yerine getirmeyi amaçladıklarını görebilecekleri şekilde yayınlayın. Örneğin, müşteri hizmet saatlerini azaltmak, bir müşterinin işini olumsuz yönde etkileyebilir ancak toplam maliyetleri düşürür, bu nedenle bu politikaların yararlarının açık bir şekilde yapılması veya memnuniyetsizlik ortaya çıkması gerekir.
Alternatifleri açıkla. Kuruluşunuz için işletme politikasının mevcut yorumu müşterinin sizinle iş yapmasını imkansız kılıyorsa, özellikle müşteri hesabının kazançlı fırsatlar sunması veya önemli bir sadakat göstermesi halinde seçenekleri inceleyin. Başka olasılıkları göz önünde bulundurmadan sağlam bir duruş alarak şirketinizin itibarına zarar vermekten kaçının. Örneğin, wiki'ler, bloglar ve forumlar dahil olmak üzere sosyal medya teknolojisi gibi müşteri sorularının ele alınması için başka seçenekler önerin. İşletme politikalarındaki memnuniyetsizliği ertelemek ve telafi etmek için müşterileri şirket web sitesinde bulunan eğitim fırsatları ve kaynakları konusunda eğitin.
Müşteri direnirse uygulama için kesin yorum bırakın. Müşterinin yeni politikanıza uyum sağlamasına ve mevcut bir politikanın uygulanmasına izin veren bir uygulama tarihi önerin. Örneğin, ürünler ve hizmetler için telefon desteğini kesmeden önce yeterli dokümantasyon ve çevrimiçi destek sistemlerinin mevcut olduğundan emin olun. Müşteri memnuniyetini sağlamak, yeni destek mekanizmalarının mevcut müşterilerin ve gelecekteki müşterilerin ihtiyaçlarını karşıladığını doğrulamayı içerir. Bir müşterinin işini etkileyen bir hizmeti sonlandırmadan önce şirketinizin iş politikalarını yorumlama konusunda seminerler, eğitimler, atölye çalışmaları ve diğer destek şekilleri sağlayın.
