Kendinizi yüz yüze tanıştırmak kolaydır çünkü izlenecek yerleşik bir kongre vardır. Her zaman yeni tanıdıklarınla tokalaşıp ona adını söylersin. E-posta yoluyla ulaşmak daha zor. Uygun karşılama nedir? Ne kadar resmi olmalısın? Herhangi bir iş iletişiminde olduğu gibi, mesajınızı profesyonel tutmak için uymanız gereken belirli kurallar vardır.
Etkileyici bir Konu Satırı işleyin
Mesajınız alıcının gelen kutusundaki 500 kişiyle rekabet edebileceğinden, alıcıyı e-postanızı açmaya teşvik edecek bir konu satırı oluşturmanız gerekir. Burada bahsettiğimden birisi sizi yönlendirdi - “Jennifer Williams sizinle bağlantıya geçmemi önerdi” - çünkü tanıdıklarınız tıklama olasılığını teşvik edebilir. Veya e-postanızın amacından bahsedebilirsiniz. “İkram servisleriniz hakkında bilgi edinmek” alıcıyı tıklamaya ikna etmelidir. Bir akıllı telefonda okunaklı olması için konu satırını 30 karakterin altında tutun.
Resmi Bir Tebrik Kullanın
E-posta, iş mektuplarından daha az resmi bir iletişim yöntemi olarak kabul edilir ve örneğin, “Merhaba David” gibi alıcıya gayrı resmi bir şekilde hitap etmek için cazip gelebilirsiniz, örneğin, gayri resmi bir sektörde çalışan kişiyi tanıyorsanız, Finans veya hükümet gibi muhafazakar bir sektörde birini e-postayla göndermek uygun değildir. Şüpheniz varsa, “Sayın Bay Matterson”, veya yalnızca “Sayın Matterson ”sadece iyi çalışacaktır.
Kendini tanıt
İsminizi, iş unvanınızı ve alıcı ile alakalı olabilecek diğer bilgileri verin. Bu, örneğin, ortak bir ortaklığınız olan bir okuldan, iş yerinden veya sektörden bahsederek, alıcıyla insani bağlantı kurma fırsatınızdır. Örneğin, “Benim adım Sonia Jindal. Grafik tasarımda çalışan bir UCLA üyesiyim. ”Karşılıklı bir tanıdıktan bahsetmek bir artıdır çünkü alıcının tanıdığı ve güvendiği biri tarafından yönlendirilirseniz alıcı daha alıcı olabilir.
Ne istediğini açıkla
Neden yazdığını açıkla. Yanlış anlaşılmaları önlemek için mesajınızı açık ve öz tutun. “ABC Şirketi için çalışıyorum ve başlattığımız bir olayı anlatmak isterim”, “Yeni etkinliğimiz hakkında heyecan verici haberler” den daha iyidir! Alıcıya ne olacağını söylemek için açık bir harekete geçirme ifadesi ekleyin Sonraki. Bir takip çağrısı planlamak için, örneğin, “İşbirliği için daha fazla potansiyel olacağımızdan, konuyu daha fazla tartışmak üzere bir çağrı planlamak istiyorum. Pazartesi öğleden sonra sizin için çalışır mı? ”
Şükran Sonu
Zaman ayırdığı ve dikkat ettiği için alıcıya teşekkür ederiz. Minnettarlıkla biten e-postalar, ortalama yanıt oranlarında yüzde 36 artış elde ediyor. İyi seçenekler arasında “şimdiden teşekkürler”, “zaman ayırdığınız için çok teşekkür ederiz” veya sadece “teşekkür ederim” yer alıyor. Adınız ve iletişim bilgilerinizle oturum açın.
Düzenlemeyi Unutma
Göndermeden önce e-postanızı okuduğunuzdan emin olun. İlk izleniminizi vermek için tek bir şansınız var ve yazım hataları sizi profesyonelce gösteremez. Dilbilginizin de yerinde olduğundan ve arkadaşlarınızla kullanabileceğiniz ancak bir patronla kullanabileceğiniz kısaltmalar ve ifadeler yerine tam cümleler ve resmi yazılar kullandığınızdan emin olun.
Mektubu yazdırmanız ve yüksek sesle okumanıza yardımcı olabilir ve etrafta birileri varsa, yazdıklarını okumak için bir arkadaşınıza veya akrabanıza sorun.
