Şirketler zamanla değer kaybedecek ve elden çıkarılmaları gerekebilecek varlıklara sahiptir. Örnek olarak, sık sık yapılan tamirlerden dolayı şirkette boşalabilecek olan eski otomobiller verilebilir. Bir varlık imha mektubu, uygun işlem ve uygun otorite altında atıkların, fazlalığın veya hurdaların nihai olarak yerleştirilmesini veya feshedilmesini sağlar. Bertaraf etme, imha etme, çıkarma, yakma, bağış veya satış yoluyla elde edilebilir. Varlıklar, varlık elden çıkarma politikasına uygun olarak elden çıkarılmalıdır.
Şirketinizin bulunduğu eyalette varlıkları elden çıkarma prosedürlerini belirleyin; daha sonra bunları varlık imha mektubunda belirtin. Genellikle şirketin satın alma departmanından alınabilecek bir varlık elden çıkarma talep formu doldurun. Varlıkları satmak elden çıkarma yöntemi olacaksa, ilgilenen alıcıların ilgilendikleri ifadeleri göndermelerini isteyin. İmha edilecek belirli varlıkları belirtin ve mevcut değerlerini verin.
Varlıkları satın almak isteyenlerin bunları görmeye gitmesi gereken yeri belirtin. Görüşün gerçekleşeceği süreyi ve satışı gerçekleştirmek için kullanılacak prosedürü belirtin. Alıcının satış gününde peşin ödeme yapıp yapmamasını ve açık artırmaya katılmak için ücret talep edilip edilmeyeceğini belirtin.
"İhale sistemini" kullanarak varlıkları elden çıkarırsanız, varlık imha mektubuna ihale seçeneklerini ekleyin. ("Satış" ve "ihale" arasındaki fark, satışın, varlıkların sabit bir fiyattan satılmasını içermesidir; ayrıca, teklif verme, ödemek istedikleri fiyatları belirleyen alıcıları da içerir..)
Seçeneklerden biri, şirket içinde çalışanlar veya hissedarlar gibi üyelere içten satılacak olan varlıklardır. Dış ihalenin gerçekleşip gerçekleşmeyeceğini belirtir, yani yabancıların ihaleye çıkabileceği anlamına gelir. Varlık elden çıkarma mektubu, bu seçenekleri açıkça belirtmeli ve ihaleyi ilan etmenin yöntemini (örneğin, gazeteler veya çevrimiçi) belirtmelidir.
Varlık elden çıkarma mektubunda minimum teklif fiyatı olup olmadığını ve bu minimum karşılanmadığında ne olacağını belirtin. Elden çıkarma işleminin durdurulup durdurulmayacağını veya başka elden çıkarma yöntemlerinin dikkate alınacağını belirtin.
Varlık imha mektubunda takas işlemlerine izin verilip verilmeyeceğini belirtin. Bu, varlıkların alınıp satıldığı ve yeni ürün alımına uygulandığı yerdir. Bu durumda, bir varlık elden çıkarma talebi formunun doldurulmasını ve varlıkların yönetiminden sorumlu şirket departmanına iletilmesini belirtin. Bununla birlikte, bazı şirketler, yatırım bankaları gibi finansal hizmet şirketlerini varlıklarını yönetmek için sözleşme yaparlar. Bu durumlarda, varlık elden çıkarma talep formları ilgili finansal hizmet şirketlerine iletilir.
Varlıkların muhtaç insanlara bağış yoluyla elden çıkarılıp atılmayacağına veya bunların imha edilip edilmeyeceğine dikkat edin. Varlıkların bağışlanacağını belirlemek için izlenecek süreci belirtin. Elden çıkarma imha edilecekse, bunun nasıl yapıldığını ve hangi ilgili yasalara uyulması gerektiğini belirtin.
