Mevsimsellik, 24 saat hizmet beklentileri ve sürekli değişen bir ortama uyum sağlama yeteneği, organize iş akışlarını verimli otel operasyonları için hayati öneme sahiptir. İş aktiviteleri zaman zaman akıcı bir sırayla aksa da, yoğun zamanlarda bu aynı aktiviteler örtüşebilir. Bu, verimli bir iletişim sistemini, organize bir otel iş akışına giren kuralların, rotaların ve rollerin önemli bir parçası haline getirir.
İş Akışını Planlayın
Her departmanı veya alanı tanımlayan ve iş akışının yönünü tanımlamak için okları ve sayıları birbirine bağlayan metin kutularını kullanarak görev sırasını gösteren dikey bir iş akışı diyagramı oluşturun. Küçük bir otel için bunlar müşterileri, resepsiyonu ve temizlik bölümünü içerebilir. Örneğin, şema, her bir odadaki oda rezervasyonunu bileşen adımlarının her birine ayıracaktır: bir misafir rezervasyon yapar, bir onay alır ve ön büro çalışanlarının check-in işlemlerini gerçekleştirdiği resepsiyona gelir. Konuk kontrol ettiğinde, resepsiyon kasayı işler ve oda temizliğini bildirir.
Görevleri Analiz Et
Bir otel iş ortamında, görev ve sorumlulukların üst üste gelmesi gereken zamanlar vardır. İş akışı şemasını referans olarak kullanarak, personel gereksinimlerini daha iyi tahmin etmek için her vardiyada gerçekleştirilen görevleri analiz edin. Örneğin, üçüncü vardiya ön büro çalışanları, hafif temizlik görevlerini ve rezervasyon veritabanını güncelleme ya da e-postaları yanıtlama gibi ek idari görevleri yerine getirebilir. Bu, birinci ve ikinci vardiyalı çalışanlar için gecelik temizlik ve serbest çalışma süresi planlama ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
Çalışanları Planlama
Hem çalışan zamanlaması hem de görev son tarihleri esnek olmalıdır. Örneğin, normal check-in saatiniz öğlen. İse, oda temizliği o zamana kadar temiz ve hazır olmalıdır. Bununla birlikte, yoğun saatlerde programları ayarlamanız veya geçici çalışanları işe almanız gerekecektir. Aynı ön büro personeli için de geçerlidir. Normalde gün içinde iki kişiyi ve gece boyunca bir kişiyi programlıyorsanız, yoğun zamanlarda çakışma kapsamı sağlamak için çalışma programlarını - bazen önceden haber vermeden) ayarlamanız gerekebilir.
İletişim Planlaması
İyi bir iletişim planı organize bir otel iş akışı için çok önemlidir. İş akışı şemasını gözden geçirin ve kritik iletişim noktalarını tanımlayın. Örnekler arasında vardiya değişim toplantıları, görüşme prosedürleri, temizlikle ilgili acil durumlar ve misafirlerin kaldıkları süre boyunca yapılan olası satın alımların güncellenmesine ilişkin prosedürler sayılabilir. Örneğin, temizlik çalışanları bir konuk odadaki buzdolabından eşyaları çıkardığında ön büro hakkında bilgi vermelidir. Hiçbir şeyin gözden kaçırılmadığından emin olmak için iş akışı değişikliklerini iletme prosedürlerini dahil edin. Bu aynı zamanda çağrı yapan çalışanlar için iki yönlü telsiz veya cep telefonu gibi ek donanım satın almayı da gerektirebilir.
