Bir yardım kuruluşu işletiyor, yıllık tatil partisini atıyor veya yeni bir eğitim programına başlıyor ve bir danışmana ihtiyaç duyuyorsanız, yardım mektupları yardım almak için temel bir araçtır. Ticari talep mektupları, alıcının bir karar vermesi ve harekete geçmesi için ihtiyaç duyacağı tüm bilgileri içeren sivri ve özlü olmalıdır. Ek olarak, hepsinin gemide olduğundan emin olmak için bölgenizdeki talep kanununu bilmeniz gerekir.
Mektubunuzun amacını tanımlayın. Bağış mı istiyorsunuz yoksa bir sözleşme işi için teklif mi arıyorsunuz? Talep mektupları genellikle bağış arayan yardım kuruluşları veya belirli bir etkinlik, girişim veya program için potansiyel sağlayıcılardan teklif isteyen işletmeler tarafından kullanılır. Mektubu göndermek istediğiniz uygulanabilir varlıkların kapsamlı bir listesini yapın ve aradığınız hizmetler için kriterleri karşıladıklarından emin olun.
İlgili detayları özetleyin. En iyi cevabı istemek için, mektubunuz aradığınız hizmetlere özel referanslar içermelidir. Bu ayrıntılar, etkinliğin veya projenin tarihini ve saatini ve gereken görevleri içerir. Mektup ayrıca, istenen görevleri yerine getirmek için alıcıdan açıkça bir fiyat teklifi talep etmelidir. Eğer bu, hayırsever bir organizasyon için bağış toplama çabası içinse, para istediğiniz konusunda şeffaf olun. Ayrıca beklediğiniz asgari veya standart bağışı da göstermelisiniz. Asgari bir bağışınız yoksa, bu bilgileri de ekleyebilirsiniz.
Avantaj ekleyin. İşletmeye, mektubunda, emeğinize katılımından ne gibi faydalar elde edeceğini söyleyin. Yararları, işletmesi veya organizasyonu için bir tanıtım şeklini veya işlerinin kamu tarafından tanınmasını içerebilir. Bunun ne tür bir tanıtım olacağını, nerede görüneceğini ve hangi zaman diliminde olacağını dahil edin.
Nesneyi temizle. Mektubun içeriği ve stilinin açık, net ve saygılı olması gerekir. Çiçekli dil ve garip cümle ve paragraf yapısından kaçının. Hedef kitlenizin meşgul olduğuna ve materyalde verimlilik ve kolaylıkla okumaya istekli olacağınıza saygı gösterin.
Yerel teşvik yasalarının farkında olun. Birçok eyalette iş veya para talep etme ile ilgili yasalar vardır. Örneğin, bu tür mektupların dağıtılmasından önce devlete resmi olarak kayıt yaptırmak için bir yardım kuruluşu gerekebilir. Bu konulara dikkat edilmesi, projenizi yalnızca yasal olarak başlatmakla kalmayacak, aynı zamanda eyalet yetkilileri ve yerel yetkililerle ciddi baş ağrılarından kurtaracak. Haklarınızı ve sorumluluklarınızı belirlemek için eyalet denetçilerinin ofisi ile başlayın.
