Nakit akışlarını takip etmek, faturalandırmak ve akreditifler defter tutma ile ilgilidir. Muhasebecilerin, şirket hesaplarında meydana gelen tutarsızlıkları çözmesi ve bilgilerin şirket defterine tam ve doğru şekilde aktarılmasını sağlamak için diğer personel üyeleri arasında finansla ilgili iletişimi kolaylaştırması gerekir. Defter tutma işleminde bazı belirgin avantajlar olsa da, uygulamanın şirket verimliliğini ve karlılığını etkileyebilecek dezavantajları vardır.
Yasal zorunluluk
Defter tutma işleminin avantajlarından biri, şirketiniz için finansal raporlar bulundurmak için yasal bir zorunluluktur olmanızdır. İşletmeler, yasal olarak “masanın altında” çalışmalarına izin verilmez. Her yıl uygun vergileri ödemek için gelirleri ve harcamaları izlemeniz ve belgelemeniz gerekir. Şirket defterlerinin tutulmaması, denetlenirseniz ve şirketinizin ticari işlemlerine dair kanıtlar üretmeniz istenirse, devlet cezalarına neden olabilir.
Hesap Verebilirlik ve Şeffaflık
Defter tutma işleminin bir diğer avantajı ise hesap verebilirlik ve şeffaflıktır. Defter tutma, müşterilere karşı hesap verebilirlik sağlar, çünkü yapılan fiyatları veya ödemeleri doğrulamak için önceki işlemlere bakabilirsiniz. Ayrıca, iş ortakları arasında hesap verebilirlik de yaratır, çünkü yetkili ortaklar şirket defterlerine gelirleri ve harcamaları gözden geçirmek veya paranın uygunsuz bir şekilde kullanıldığına veya rapor edildiğinin sinyallerini tarayabilir. Defter tutma, daha fazla şeffaflık yaratır; şirketler, kitaplarını, işletmenin mali sağlığının belgelendirilmesiyle ilgilenen potansiyel yatırımcılara açabilirler.
Veri
Defter tutma, işletme sahiplerinin maliyetleri artırma, maliyetleri azaltma veya ilave kredi limitleri alma konusunda bilinçli kararlar vermek için kullanabilecekleri güçlü veriler oluşturur. Genelleme yapmak yerine, şirketin “iyi işler” veya “yavaşlama” durumuyla ilgili öznel görüşleri yerine getirilmesi, ilgili taraflar, alt sıradaki örnekleri ve kar takibini kullanarak yukarı veya aşağı eğilimlere işaret edebilir. Defter tutma verileri, bir mağazanın yerini kapatmayı, ek bir çalışanı işe almayı ya da ek ürünler içerecek şekilde genişletmeyi haklı çıkarmak için kullanılabilir.
zaman
Defter tutma ile ilgili bir dezavantaj zamandır. Finansal kayıtların toplanması, büyük muhasebe farklılıklarının araştırılması ve hataların izlenmesi, otomatik bilgisayar yazılımlarında bile saatler sürebilir. Yeni bilgiler ekleyerek kitapların bakımı zaman alır ve finansal kararlar almak için defter tutma kayıtlarını etkin bir şekilde analiz etmek de zaman alır.
Maliyet
Maliyet, defter tutma ile ilgili başka bir dezavantajdır. Harici bir defter tutma hizmetinin işe alınması, küçük şirketler için maliyetli olabilir, ancak belirlenmiş bir tam zamanlı defter tutma görevinden daha ucuz olabilir. Şirketiniz için defter tutma yazılımı satın almak da pahalıya mal olabilir, çünkü daha yeni sürümler kullanıma sunuldukça bunların güncellenmesi ve değiştirilmesi gerekir.
yanlışlıklar
Defter tutma işleminin bir diğer dezavantajı da yanlışlıklardır. Kaza sonucu ortaya çıkan yanlışlıklar hala zaman ve para kaybına neden olabilir çünkü tanımlanması ve düzeltilmesi gerekir. Güvenilmez çalışanlardan veya iş ortaklarından gelen kasıtlı yanlışlıklar, devlet tarafından iş sahtekarlığı veya vergi kaçakçılığı olarak görülebilecek “pişmiş kitaplar” ile sonuçlanabilir. Defter tutma kayıtlarınızı gözden geçirmek için bir denetçi tutmanız bu sorunları tespit etmenize yardımcı olabilir.
