E-posta, posta hizmetiyle karşılaştırıldığında, iş iletişimi göndermenin etkili ve hızlı bir yöntemidir. Aynı zamanda belge alışverişi yapmanın daha kolay bir yoludur. Bir eki olan bir e-posta gönderirken göz önünde bulundurulması gerekenler, boyutları, eki oluşturmak için kullanılan program ve virüslerin olasılığıdır. Ayrıca, alıcının mesajınızı gören tek kişi olmayabileceğini hatırlamak da önemlidir. Olumlu bir izlenim bırakacak profesyonel bir ton kullanın.
Mesajı yeterince yansıtan bir konu satırı yazın. Belirli konu başlıkları, çalışanların şirket projelerine göre e-posta düzenlemelerine yardımcı olacaktır. “Önemli” veya “Lütfen oku” gibi belirsiz başlıklar, iletilerin gelecekte bulunmasını zorlaştırır.
Özlü ve okunması kolay bir mesaj oluşturun. Çalışanlar günlük büyük hacimli e-posta iletilerini elemek ve uzun mesajları okumak için çok az zaman harcamalıdır. Okunaklı bir font kullanın, çok fazla beyaz boşluk bırakın ve uygun şekilde büyük ve küçük harfler kullanın. Mesajınızı nazik fakat profesyonel bir tonda yazın ve profesyonel selamlamalarla başlayın ve bitirin.
Eke bakınız. Meşgul çalışanlar genellikle zamana karşı koşturulur ve buna atıfta bulunulmaması durumunda eke göz ardı edebilir. Alıcının, ekin ne içerdiğini ve onunla ne yapacağını bilmesini sağlayın.
Göndermeden önce dokümanı eklediğinizden emin olun. “E-Posta: İyi Bir Yazma Kılavuzu - İşyerinde E-Posta Yazma ve Yönetme” yazarı Janis Fisher Chan, mesajınızı yazmaya başlamadan önce belgeyi eklemenizi önerir.
Okuyucunuzun dosyayı açmak için hangi programın gerekli olduğunu bilmesini sağlayın. Microsoft Office Suite ve Adobe Acrobat Reader, işyerinde kullanılan yaygın uygulamalardır.
Alıcının eki indirmesi için geçen süreyi dikkate alın. WinZip gibi büyük dosyalar için bir dosya sıkıştırma programı kullanın veya dosyayı ayrı olarak gönderebileceğiniz daha küçük bölümlere bölün. Meşgul çalışanı göz önünde bulundurursanız, belgeyi iletinin gövdesine de yapıştırabilirsiniz.
İletinizi doğrulayın. Yazım ve dilbilgisi hataları profesyonelce görünür. Ayrıca, mesajınızda argo, kısaltma ve ifadeler kullanmaktan kaçının. Bunlar iyi bilinen terimler olabilir, ancak iş mesajlarında uygunsuzdurlar.
İletinizi ve ekli belgeyi göndermeden önce virüslere karşı tarayın.
Okuyucuyu indirmeden önce eki virüs taraması için teşvik eden bir feragatname ekleyin. Bu, alıcı ekiniz üzerinden virüs alırsa, şirketinizi yasal işlem olasılığından koruyabilir.
Uyarı
Zincir posta, spam veya şaka ek olarak göndermeyin. Onlar profesyonelce ve uygunsuz.
