Muhasebe departmanları sorumlulukları, departmanları veya devlet kurumlarını tanımlamak için çeşitli kısaltmalar kullanır. Bazı kısaltmalar endüstriye özgü olsa da, diğerleri evrensel olarak var olur. A / P çoğu şirkette "ödenecek hesaplar" bölümünü temsil eder.
Pozisyonlar
Ödenecek hesapların büyüklükleri bir kişiden bir çok kişiye farklı denetim kademelerinde değişmektedir. Borç hesapları, faturalardan muhasebe sistemine veri girer ve faturaları yedek dokümantasyonla eşleştirir. Ödenecek hesap denetçileri, ödenecek hesap memurlarının çalışmalarını denetler ve fatura ödemeleri veya satıcı bakiyeleri ile ilgili diğer bölümlerden gelen soruları yanıtlar. Borç hesapları, departman içindeki bireysel rolleri planlayarak, departman maliyetlerini bütçeleyerek ve karar vermede diğer şirket yöneticileriyle işbirliği yaparak departmana önderlik eder.
Sorumluluklar
Borçlar departmanı, zamanında fatura ödeme sorumluluğunu üstlenir. Birçok satıcı, belirli bir zaman dilimi içinde fatura ödeme için indirimler sunar. Borç hesapları departmanı, şirketin mevcut en büyük indirimlerini sağlamak için vade tarihlerini ve indirim tarihlerini izler. Borç hesapları departmanı, ödemeden önce her faturanın doğru olduğunu doğrulamalıdır. Borç hesapları bölümü, çek yazdırmasını yönetimin çek üzerindeki imzasıyla koordine eder. Çekler ve faturalar da kilitli tutulmalıdır.
Dahili kontrol
Borç hesapları bölümünde el değiştiren para miktarı nedeniyle, iç kontrol bir öncelik olmalıdır. Çeklerin temel güvenceye alınması, boş çeklerin kilitlenmesi ve anahtara erişimin sınırlandırılmasıyla sağlanır.Fatura doğrulaması, her faturanın doğru ve geçerli olup olmadığını belirler. Başka hiçbir kişinin incelemesi olmadan tek bir ekip üyesinin tüm sisteme erişememesini sağlamak için görevler farklı ekip üyeleri arasında bölünmüştür.
Süreç geliştirme
Çek yazdırma, genellikle zarf doldurma gibi sıkıcı işler için insan emeği gerektiren manuel bir işlemdir. Süreç iyileştirme, katma değeri olmayan işlerde çalışan çalışanların ihtiyacını azaltır ve çalışanların analitik çalışmaya odaklanmalarını sağlar. İyileştirmeler, elektronik ödemelerin ve elektronik onay sistemlerinin kullanımını içerir.
