Küçük bir işletme işletiyor olsanız veya finansını yönetseniz de, geri ödenebilir giderler ile vergiye tabi gelirler arasındaki farkları anlamanız çok önemlidir. IRS, geri ödenebilir bir gider olarak sınıflandırılabilecek konulara gelince özeldir ve uygun olmayan bir şekilde yaparsanız cezalar ortaya çıkabilir. Şirketinizin denetlenmesi durumunda dikkatli bir şekilde kayıtların tutulması ve makbuzların bakımı çok önemlidir.
İade Edilebilir Giderler Nelerdir?
Bir müşteriye mal veya hizmet sağladığınızda, söz konusu müşteriye nezaketen ek bir hizmet veya öğenin maliyetini üstlendiğiniz durumlar olabilir. Bu masraflar için müşteriyi faturalandırmamayı seçebilirsiniz. Ancak bunu yaparsanız, bu tutar daha sonra hesap grafiğinizde gelir olarak gösterilir. Düzenli gelir olmadığından farklılaşmaya ihtiyaç var.
İşiniz boyunca bir müşteri adına harcama yapmanız durumunda, bu maliyetler geri ödenebilir gider kategorisine girer. Örneğin, teslimat ücretleri veya seyahat masrafları geri ödenebilir masraflar olarak sayılabilir. Yakıt maliyetleri, yemekler veya otel odaları da geri ödenebilir olarak sınıflandırılabilir. Normal işletme koşullarında, geri ödeme muhasebesi muamelesi, müşteriyi faturalandırdığınızda, maruz kaldığınızda bunun bir gider olduğunu ve bir gelir kalemi olduğunu belirtir.
Küçük bir işletme iseniz ve bir taşeron kullanıyorsanız, geçiş giderleri olarak adlandırılan ek geri ödemeli giderlerle uğraşmanız gerekebilir. Örneğin, müşterinize ayda 500 ABD Doları karşılığında web sitesi bakım hizmetleri sağlıyorsanız ve işi yürütmek için ayda bir 500 TL alt yüklenici ödüyorsanız, bu harcama sizin için gelir değil, doğrudan bir giderdir. Alt yükleniciye mali yılın sonunda Form 1099'u sağlamanız ve müşterinize faturalandırdıklarınızı ve aynı işe ne kadar para ödediğinizi dikkatlice kaydetmeniz gerekir.
Geri Ödemeler Vergilendirilebilir Gelir midir?
Bir çalışana veya işletmeye bir geri ödeme yapıldığında, zarar görmemesi için uygun şekilde kaydedilmesi gerekir. Örneğin, bir çalışanın maaşına bağlı olarak, bir geri ödeme, sadece çalışanın diğer gelirleri arasında yer almamalı ve böyle bir geri ödeme yapılmalıdır. İşletmenizin hesap çizelgesinde, ilk belgelendirdiğinizde bunun geri ödenebilir bir gider olduğunu unutmayın. Bu şekilde, vergilendirilemediğini doğrulamak için daha sonra gelir listenize karşı kontrol edebilirsiniz.
Masraflar ve gelir satır kalemlerinin uygun şekilde belgelenmesi ve izlenmesi koşuluyla, geri ödemeler vergilendirilebilir gelir olarak kabul edilmez. Bu durumda bir mal veya hizmet için para almıyorsunuz, daha sonra size geri ödenecek olan belli bir miktar para koymak yerine.
İade Edilebilir Giderlerin Doğru Takibi
Geri ödeme giderlerini hesap planınızda doğru şekilde belgelendirmeye ek olarak, dikkatli kayıtlar tutmanız gerekir. Mümkünse, masrafla ilgili tüm makbuzları, açıklamaları veya diğer belgeleri dosyalayın. Mali yılın vergi belgeleriyle birlikte bir kopyasını saklayın, böylece bir denetim veya ortaya çıkabilecek herhangi bir sorunuzda başvurabilirsiniz. Uygun belgelendirme olmadan IRS, geri ödenebilir giderinizin vergilendirilebilir gelir olarak ele alınması gerektiğini savunabilir ve bu da mali yılın sonunda şirketinizin daha fazla borçlanmasına neden olur.
