Dolandırıcılık, açık alanda meydana gelen bir suç değildir ve ara sıra yapılan iç veya dış denetimler artık bir muhasebe sistemi içindeki sahtekarlığı tespit etmek için yeterli değildir. Dolandırıcılığı en iyi şekilde önlemek için, bir şirket uygun denetim programları oluşturabilmesi için gerçekleşebilecek her tür dolandırıcılık türünün farkında olmalıdır. Bir şirket, tüm yönetim ve personel ile sahtekarlık riskini tartışmalı, sahtekarlık testleri kullanmalı ve yönetim personelinin sahtekarlık kontrol sistemlerini geçersiz kılma yeteneğinin farkında olmalıdır. Muhasebe sistemindeki olağandışı işlemler veya “kırmızı bayraklar” genellikle bir şirket içindeki hileli davranışların ilk ipucudur.
Kayma veya soygun şeklinde nakit ve yatırım hırsızlığı dikkat edin. Web sitesi Muhasebe Finansal Vergilendirmesine göre, nakit ve yatırım hırsızlığı biçimindeki dolandırıcılık çoğu zaman en fazla ilan edilir, ancak diğer dolandırıcılık biçimlerine kıyasla en az harcanan para ile sonuçlanır. Kayma, bir çalışanın muhasebe sistemine kaydedilmeden önce genellikle bir kerede bir miktar para alması veya makbuzları ve banka mevduatları tahrif etmesinden kaynaklanır. Hırsızlık, bir çalışan muhasebe sistemine kaydolduktan sonra para aldığında, çekleri tahrif ettiğinde veya aldatıcı satıcı planlarıyla uğraştığında gerçekleşir. Muhasebeci Joel B. Charkatz, Lorman Education Services'ın bir makalesinde, muhasebecilerin ve bir şirketin finansal kayıtlarına erişimi olan kişilerin genellikle bu tür dolandırıcılıktan suçlu bulunan kişiler olduğunu belirtir. Periyodik olarak az miktarda para bulunduğunu fark ederseniz, bu dolandırıcılık biçimini tespit edebilirsiniz.
Çalışan gider hesaplarındaki tutarsızlıkları arayın. Sahtecilik suçu işleyen bir çalışan sahte makbuzlara neden olabilir ve bunları bir işletme gideri olarak talep edebilir, onaylanmayan öğelerin geri ödemesini isteyebilir, makbuzların istenmemesi durumunda bir satın alma maliyetini şişirebilir veya aynı masraf için birden fazla ödeme talep edebilir. Bir çalışanın bir şirketten para çalacağı diğer yollar, avansların geri ödenmemesi veya şirket kredi kartlarının kişisel kullanım için kullanılmasıdır. Büyük bir şirkette, dolandırıcılık nedeniyle gider hesabı tutarsızlıkları küçük görünebilir, ancak zamanla büyük miktarlarda birikebilir. Çalışan gider hesaplarındaki sahtekarlığı tespit etmek için, tüm geri ödeme talepleriyle ilgili makbuzları talep edin ve tüm satın alımların ayrıntılı kayıtlarını gerektiren kontroller oluşturun.
Mali kayıtların kasıtlı olarak tahrif edilmesini iç denetimlerle bulun. Finansal raporları yanlış beyan etmek, varlıklar çalınmasa bile, hala dolandırıcılıktır, çünkü bilgiler yatırımcıları yanlış yönlendirir ve bir şirketin hisselerinin fiyatını etkiler. Muhasebe Finansal Vergilendirme, iç denetimlere ek olarak tam denetimler yapmak için dış denetçilerin kullanılmasını önerir.
Alışılmadık derecede yüksek alım fiyatları veya bilinmeyen bir satıcı fark ederek tedarikçi geri dönüşlerini veya sahte ödemeleri tespit edin. Şirket alımı yapmaktan sorumlu olan çalışanlar, tedarikçilerden birlikte iş yapmak için bir geri ödeme ödemesi talep edebilir ve bu da bir malın normalden daha fazla ödemesine neden olur. Bir şirket, satın aldığı malzemelerin piyasadaki değerini, ödediği fiyatla karşılaştırarak bilerek bu tür dolandırıcılık türlerini tespit edebilir.
Alternatif olarak, bir şirket olmayan satıcılara veya çalışanlara ödeme yapabilir. Charkatz, bu tür bir sahtekarlığı yüzlerce insanı çalıştıran ve birkaç satıcıyla sözleşme yapan büyük işletmelerde tespit etmenin zor olduğunu belirtiyor. Bununla birlikte, satınalma siparişlerini ve ödeme taleplerini mevcut çalışanlar ve sözleşmeli satıcılar listesine göre kontrol etmek bir muhasebe sisteminde sahtekarlığı tespit etmeye ve önlemeye yardımcı olabilir.
