Sanal Ofis Nasıl Kurulur. Küresel bir ortamda, işyerlerinin neredeyse tüm dünyadaki çalışanlarla sınırı yoktur. Gittikçe artan emlak fiyatları ile sanal ofis birçok iş adamı için çekici bir fenomen haline geldi. Şirketler belirli bir yere yerleştirilebilir ancak çalışanlar günlük işlerini otel, kafe veya ev gibi farklı yerlerden yürütürler.
Sanal ofisiniz için bir iş adresine karar verin. Bir posta kutusu numarası olabilir veya kurumsal bir adres almak için bir CMRA (Ticari Posta Alma Ajansı) posta kutusu servisini kullanabilirsiniz.
Bağlantı seçeneklerine bakın. E-postaları, cep telefonları, çevrimiçi forumlar, anlık mesajlaşma programları, VoIP ve diğerleri arasından seçim yapabileceğiniz çok sayıda seçenek vardır.
Sanal ofis için seçtiğiniz konumu kuruluma hazır hale getirin. Yeri döşeyin ve istediğiniz şekilde bir çalışma ortamı yaratın. Bilgisayarlar, faks makineleri ve telefon hatları gibi gerekli elektronik parçaların montajı için yeterli alan olduğundan emin olun.
Gereksinimlerinize bağlı olarak bilgisayarlara gerekli yazılımı yükleyin. Bazı programlar, Web konferansı, sunumlar, toplantı zamanlaması vb. İçin özel olarak tasarlanmıştır. Bilgisayarınızı çevrimiçi saldırılara karşı korumak için güvenilir bir virüsten koruma programı seçmek de iyi bir fikirdir.
Bir telefon servis sağlayıcısına başvurun ve yerinde olmanıza gerek kalmadan aramaları yönetmenize yardımcı olacak etkileşimli sesli yanıt (IVR) özelliğine sahip modern bir telefon sistemi edinin. Yerleşik teknolojisi makul bir fiyata gelir ve yalnızca gerçek kullanım için ücret alırlar.
Aktarılan malzemenin tamamen gizli olması için yalnızca şirketin işverenleri tarafından bilgi, hayati iletişim, dosya ve belgeler iletmek veya Sanal Özel Ağa (VPN) girmek için erişilebilecek bir intranet tesisi kurun. Giriş, çıkış ve erişim bilgilerinin kayıtlarını tutarak kuruluşunuzun veritabanına kimlerin girdiğini takip edin.
Resmi toplantılarınızı meslektaşlarınızla, müşterilerinizle veya başkalarıyla, bir fincan kahve üzerinde herkes için iyi bir konumda planlayın. Tüm kişileriniz fiziksel olarak orada bulunamıyorsa, Web kameralarını, cep telefonlarını ve anlık mesajlaşma araçlarını kullanarak bağlantıyı ayarlayabilirsiniz.
Çalışanlarınızın, çalışma saatlerinin sayısını kaydetmek için düzenli olarak zaman çizelgeleri gönderdiklerinden emin olun. Üretken olmayan süreyi kontrol altında tutmak için belirli görevlerin gerektirdiği tahmini saatlere dayanarak bu zaman çizelgelerini sistematik olarak inceleyin.
İpuçları
-
Sanal ofis kurmak için gereken çoğu programı ve daha fazlasını içeren bir takım iş uygulamaları "paketler" şeklinde gelir. Popüler süitlerden bazıları Microsoft Office, Lotus, Corel ve AppleWorks. Bütçeniz varsa, çalışanlarınıza dizüstü bilgisayar, Wi-Fi cep telefonu, VoIP ve diğer donanımlar gibi gerekli gereçleri sağlayın. O zaman siz ve iş gücünüz verimli bir şekilde bağlanabilir.
Uyarı
Sistem çökerse günlük işinizin erimesini önlemek için verilerinizi düzenli olarak yedekleyin. Bu gerçekten bir kabus senaryosu olabilir.
