Bir yönetici özeti, herhangi bir rapora eşlik edebilir - kitleniz tüm raporun tamamını okumak istemiyorsa, sadece önemli ayrıntıların birleştirilmesidir. Farklılıklar daha ince detaylarda. Konunuzu ve izleyicilerinizi barındırmak için standart formata ince ayar yapmanız gerekir. Hedef kitleniz askeriyse, Stratejik Pazarlama Grubu, Donanmanın yalnızca yılda 500 milyon sayfa dokümantasyon ürettiği konusunda uyarır. Bunu aklınızda bulundurmak en önemli endişeniz olmalıdır, çünkü personel sayfalarınızda çok fazla zaman geçirmeyebilir.
Bilgilerinizi Düzenleme
İlk zorluk, raporunuzdaki bilgileri düzenlemek, böylece en önemli kısımları daha kısa bir belgeye dahil edebilirsiniz - özetinizi. Raporun tamamını inceleyin ve özetinize eklemek istediğiniz bilgileri toplayın. Sunum sırası, bilgilerin raporun kendisinde göründüğü ile aynı olmalıdır. Özetinize, raporunuzdaki bölümlerle kolayca eşleşen ya da kolayca bağlanabilecek başlıklar ekleyin. Raporunuz kendisini başlıklara ödünç vermezse, yazarken özetinizde gösterimler yapabilir, okuyucunuzu daha uzun raporda daha ayrıntılı bilgi bulabileceği yere yönlendirir. Özetinize belirli veriler eklemek istemezsiniz, ancak okuyucunuz daha fazla bilgi edinmek istiyorsa, onu bulabilmelidir.
Özet Yazma
Bir özetin amacı, okuyucunuzun ele aldığınız konuyla ilgili bir karar vermesi için ihtiyaç duyduğu tüm temel bilgileri mümkün olduğunca çabuk açıklamaktır. Özetinizi yapılandırın, böylece en önemli bilgiler başlangıçta görünecektir. Bu, raporunuzun amacı ve kapsamından ve muhtemelen sonucunuzdan bahsetmeyi de içermelidir. Özetlerinizin son paragrafına kadar askeri izleyicilerinizi tahmin etmek istemeyebilirsiniz. Raporun içeriğine bağlı olarak, daha sonra uygulanacak prosedürler, yaptığınız araştırmalar, analizler, seçenekler ve nihai kararınızı takip edebilirsiniz. Paragraflarınızı kısa tutun, en fazla yedi veya sekiz cümle ve her birini raporunuzun bir bölümüne ayırın. Teknik bir raporu özetlemediğiniz sürece üç sayfa içinde kalın. Bu durumda, özetiniz raporunuzun sayfalarının yüzde 10'una kadar olabilir, ancak bu uzunsa, iki ayrı özet yazmak kabul edilebilir. Daha uzun olanı teknik sorunlarla başa çıkabilir ve 3 sayfalık daha kısa bir özet raporun tamamına genel bir bakış sağlayabilir. Geçmiş, şimdiki zaman ve gelecek zaman arasında ileri geri atlamayın - bu okunabilirliği yavaşlatır.
Bir Askeri Kitleye Hitap Etmek
Stratejik Pazarlama Grubu, Ordu standart yazı stilinin hızlı okumayı destekleyen açık bir mesaj gerektirdiğini tavsiye eder. Raporunuz, silahlı kuvvetlerin herhangi bir kolundaki herhangi birine bir adım atmayı içeriyorsa, özetinizin cümlelerini kısa ve öz tutun. “X'in Z'ye eşit olması nedeniyle işe yarayacağını düşünüyorum.” Gibi fikirleri belirtmekten kaçının. “X'e Z'ye eşit” diyerek altı sözcüğü düşürebilir, ardından en önemli gerçeklerinizi ortaya koyabilir ve beklenen sonuçlarınızla ilişkilendirebilirsiniz.
Önlem Alma
Askeri meseleleri tartışıyorsanız okuyucunuzu düşünün. Silahlı kuvvetlerin bir üyesiyseniz ve sivil bir kuruluşa yazıyorsanız, gizli ya da güvenliği ihlal eden herhangi bir bilgi içermediğinizden emin olun. Raporunuzu ve özetinizi üstünüze yazarsanız, her ikisi de masasına gelmeden önce diğer ellerden geçebilir, bu nedenle katılan herkesin yazdıklarınızı okumak için temizlendiğinden emin olun.
