İş süreci eşlemesi, iş liderlerine işlemlerin gerçekte nasıl gerçekleştirildiğini netleştirme fırsatı sunar. Darboğazlar ve sürecin farklı gruplar veya bireyler tarafından gerçekleştirilme şeklindeki çeşitlilik gibi sorunları ortaya çıkarır. Liderler ayrıca, sürecin gerçekte nasıl yapıldığı ile yapılması gerekenden farklı olup olmadığını da öğrenebilirler. Akış çizelgesi olarak da adlandırılan bir süreç haritası oluşturmak, Altı Sigma süreç yönetimi ve geliştirmenin ana bileşenidir, ancak Altı Sigma'nın tam çerçevesi olmadan bile faydalı olabilir.
Nasıl yapıldığına dair işlemi gerçekten yapan bireylerden bilgi toplayın. Adımların farklı koşullar altında mı yoksa farklı insanlar için farklı mı olduğunu öğrendiğinizden emin olun. İşlemin şu anda nasıl yapıldığına odaklanın, nasıl yapılması gerektiği üzerine değil.
Hangi tür işlem haritasını oluşturacağınıza karar verin. Temel bir etkinlik akış şeması karar noktalarını içeren süreçteki adımların akışını gösterirken, bir dağıtım akış şeması farklı grupların veya insanların katılımını da açıkça göstermektedir. İkincisi için, her birey veya grup için sütunlar oluşturun ve adımı kimin gerçekleştirdiğini belirtmek için her adımı uygun sütuna çizin.
İş süreci haritanızı, başlangıç noktasının standart sembolü olan oval veya yuvarlak bir dikdörtgen çizerek başlatın. Bir etkinlik akış şeması için, kağıdınız veya yazılım sayfanızın sol üstündeki başlangıç noktasını çizin. Dağıtım çizelgesi için uygun sütunun üstüne çizin.
Başlangıç noktasını, "Çağrı gelir" veya hatta sadece "Başlat" gibi bir başlangıç noktası olduğunu belirten bir cümle ile etiketleyin. Adımlarınızın her biri bu şekilde etiketlenecek ve atılan eylemi temsil edecek bir fiil içermelidir.
İşlem adımlarının her birini bir dikdörtgen çizip etiketleyerek oluşturun. Her adımın kendi temsili olmalıdır. Birden fazla fiil veya eylem bağlamak için "ve" kelimesini kullanarak adımları tek bir şekilde birleştirmeyin.
Adımları proses akışının yönünü gösteren oklarla bağlayın. Haritanızın sayfaya sığması için birkaç satır boyunca kaydırılması sorun değil; oklar, basamakların fiziksel düzenlemesinden bağımsız olarak akışı belirginleştirir.
Bir sonraki adımın belirli bir duruma bağlı olduğu herhangi bir zamanda bir karar noktasını temsil etmek için bir elmas şekli kullanın. Örneğin, bir çevrimiçi alışveriş sepeti için bir işlem haritası, müşterinin kredi kartıyla veya PayPal kullanarak ödeme şeklini temsil eden bir karar noktasına sahip olacaktır.
Dikdörtgen semboller oluşturarak ve bunları etiketleyerek ve işlem akışını göstermek için okları ekleyerek karar noktasını takip eden adımları belirtin. Karar noktasından çıkan okların her birini etiketleyin, bu yolu izlemeye yol açan koşulu açıklığa kavuşturun. Mevcut örnekte, bir ok için "PayPal", diğer için "kredi kartı" etiketini kullanın.
İşlemin sonunu belirtmek için son adım olarak "Son" etiketli bir son oval ya da yuvarlatılmış dikdörtgen şekli ekleyin.
İşlem haritanızı doğru okuduğundan emin olmak için inceleyin. Ayrıca, yaptıklarını doğru bir şekilde göstermesini sağlamak için süreci gözden geçiren birkaç kişi var.
İpuçları
-
Microsoft Visio gibi programlar, işlem haritaları oluşturmak için özel özelliklere sahiptir, ancak diğer grafik programları veya PowerPoint de kullanılabilir. İşlemle ilgili ilk bilgileri topladığınızda, her adımı küçük bir yapışkan not üzerine yazın ve ardından işlem akışını gösterecek şekilde düzenleyin. Bu yöntem, işlem haritasını oluşturmaya çalışmaktan baştan beri daha kolay olabilir. Süreciniz gruplar veya bireyler arasında çok fazla sayıda el sıkışma içeriyorsa, çeşitli tarafların katılımını açıkça göstermek için bir dağıtım akış şeması kullanmak isteyebilirsiniz.
