Bir otelde bir toplantı planlarken, satış departmanının grubunuzun ihtiyaçlarını doğru bir şekilde karşılamasını ve böylece fazladan ücret alınmamasını sağlamak isteyeceksiniz. Oteldeki irtibatınız, toplantınız için diğer departmanlarla paylaşmanız ve otelde ihtiyaç duyduğunuz her şeyin sağlanmasını sağlamak için bir grup özgeçmiş oluşturacaktır. Bir grup özgeçmişi, kuruluşunuzun otelde toplantı yapma amacını, katılan kişilerin sayısını, uyuma odalarının ve park yerlerinin, yiyecek içecek hizmetinin ve otelin sağlamadaki diğer işlevsel gereksinimlerini içeren bir profildir. Bu profil, etkinliğinizden yaklaşık 14 gün önce oluşturulmalıdır, bu nedenle zaman çizelgenizi buna göre uygun hale getirin.
Otelin ihtiyaçlarınızı karşılayacak kaynaklara sahip olduğundan emin olmak için toplantı için ihtiyacınız olan her şeyi yazın ve otel satış temsilcinize bildirin. Yemekler, atıştırmalıklar, park yerleri, dinlenme odaları ve geceleme odaları, satış sorumlusu ile paylaşmanız gereken öğelere örnektir. Bu ona toplantı görüşünüz ve otelin sorunsuz çalışmasındaki rolünüz için ön fikir verecektir. Bu bilgileri almak için doldurmanız için standart bir form sağlayabilir.
Katılımcıların toplantı kayıtları için otel satış irtibat kişinizin toplantı ihtiyaçlarınızı bildirmesi için gereken zaman çizelgesine göre son tarihler oluşturun. İndirimli kayıt ücretleri veya konferans puanları dahil olmak üzere erken kaydı teşvik etmek için teşviklerden yararlanın. Katılımcıların otelde neler kullanılabileceğini bilmelerini sağlayın ve formunuzdaki ek etkinliklere kayıt yaptırmayı da düşünün. Spa uygulamaları, toplantı dışı akşam yemekleri ve gezi aktiviteleri, otel tarafından sağlanabilecek kaynaklara sahipse ve toplantınızın kapsamına uygunsa, dahil edebileceğiniz şeylerdir.
Katılan kişilerin sayısını ve otelden neye ihtiyaç duyulacağını sağlamak için son ödeme tarihinizi aştığınızda satış temsilcinizle iletişim kurun. Katılmak isteyen ancak tesise kaydolmak isteyen potansiyel katılımcılardan aldığınız iletişimi ve tesiste kayıt için tarihi numaraları alınız.
Toplantınızdan iki hafta önce grubunuzun özgeçmişini gözden geçirme talebinde bulunun. Bu zamana kadar, grup özgeçmişi oluşturulacak ve otelin geri kalanıyla paylaşılmaya hazır olacaktır. Satış sorumlusu tarafından yakalanan numaraların ve etkinliklerin, toplantı için planlanan numara ve etkinliklerle eşleştiğinden emin olmak istersiniz. İncelemekte olduğunuz her satır öğesini anladığınızdan emin olmak için sorular sorun. Herhangi bir tutarsızlığı derhal satış temsilcinizin dikkatine verin.
Faturanızı otelden inceleyin ve toplantı bittikten sonra grubunuzun özgeçmişinde gözden geçirdiğiniz bilgilere ve kuruluşunuzun kayıt bilgilerine göre eşleştirin. Yanlışlıklar ve fazla ücretler olup olmadığını kontrol edin. Herhangi bir bulursanız, satış temsilcinize ve satış yöneticinize başvurun, böylece düzeltilebilirler.
İpuçları
-
Kayıtlarınızı tutmak için toplantıdan önce grubunuzun devam etmesinin fiziksel bir kopyasını isteyin. Otel satış departmanının önceden neye ihtiyaç duyacağına dair bir fikir edinmek için örnek grup özgeçmiş formlarını inceleyin. Toplantınıza katılımı etkileyebilecek her türlü değişikliği mümkün olan en kısa sürede bildirin.
